Rutiner for fordeling og saksbehandling

Direkte overleverte saksdokumenter

Saksdokumenter som blir direkte overlevert til saksbehandler/leder må overleveres til arkivet for skanning,journalføring og fordeling før saksbehandling iverksettes.

Dette gjelder uavhengig av på hvilken måte dokumentene er kommet saksbehandler i hende (faks, e-post, direkte overlevering av papirdokument etc.).

Personlig adressert post

Personlig adressert post som viser seg å være et saksdokument skal umiddelbart overleveres til arkivet for skanning og journalføring.

Medarbeidere som mottar personlig adressert post som viser seg å være til organet, skal straks levere denne til arkivtjenesten for registrering. Denne regelen er medieuavhengig og gjelder også for telefaks og elektronisk post. Det kan inngås skriftlige avtaler om at personlig adressert post kan åpnes av arkivtjenesten.

Personlig adressert e-post

Personlig adressert e- post videresendes direkte.

Dersom en saksbehandler mottar journalverdig e-post, skal denne importeres via Importsentralen i sak- arkivsystemet, evtvideresendes til arkivet for journalføring. Den enkelte saksbehandler har plikt til å vurdere om posten må anses som et arkivverdig dokument. Er saksbehandler i tvil, må arkivtjenesten kontaktes.

Saksbehandler må sikre at mottatt e-post kan behandles også ved fravær over lengre tid.Dette skal gjøres ved bruk av funksjonen i e- postsystemet for automatisk svar med opplysninger om fraværets varighet. Adresse for kommunens postmottak oppgis.

Post som ikke er journalført

Hvis saksbehandler/leder har mottatt dokumenter som ikke er journalført (eks rundskriv, møteinnkallinger) og ser at det har et innhold eller er av en karakterer som gjør at de vil starte en saksbehandlingsprosess, skal dokumentet returneres til arkivet for skanning og journalføring.

Hastesaker

Inngående saksdokumenter skal journalføres før saksbehandling starter.

Viser til Arkivlova med forskrifter § 3-5

”Saksdokument skal registrerast i journalen før dei går til saksbehandling. Dette gjeld også for hastesaker, sjølv om desse kan vere underlagt særskilde behandlingsprosedyrar”

Dokumentene må leveres arkivtjenesten for journalføring før saksbehandling starter.

Journalførte saksdokumenter

Alle plikter å kontrollere at saksdokumentet er registrert i riktig sak. Hvis dokumenter skal flyttes eller kopieres til en annen sak, skal arkivet kontaktes og de sørger da for å flytte/kopiere dokumentet over til riktig sak.

Ved unntatt offentlighetssaker skal det kontrolleres at riktig tilgangskode er påført, samt hvilken tekst og felt som skal skjermes.

Framhenting og offentlighetsvurdering av journalposter som er midlertig journalført

Leder søker daglig frem alle journalposter som er midlertidig journalført og foretar offentlighetsvurdering.

XX fjernes og statuskode settes på journalposten. Det skalpåføres riktig unntatt off.paragraf hvis dokumentet skal unndras offentlighet. Journalstatus settes til S for ajourtført av saksbehandler/leder.

Fordeling / omfordeling av saksdokumenter

Fordeling

Virksomhetsleder plikter å utføre søket ”Ufordelte journalposter” daglig.

De vil da få frem alle saksdokumenter som tilhører egen administrativ virksomhet som ikke er fordelt til saksbehandler.

Omfordeling

Ved registreringen av innkommende dokumenter kan arkivtjenesten fordele direkte til saksbehandler hvis denne er kjent. Hvis ikke, fordeles dokumentet til virksomhetsleder.

Virksomhetsleder fordeler ufordelte journalposter i egen virksomhet.

Virksomhetsleder kan også omfordele sine egne mottatte journalposter , dvs. registrere ny saksbehandler på journalført post.

Søket ”Mottatte journalposter” skal da utføres.

Ved påført feil virksomhetsområde skal arkivet kontaktes for omfordeling.

Hvis journalposten er påført feil saksbehandler skal virksomhetsleder kontaktes for omfordeling.

Vurdering av offentlighet

Leder/saksbehandler har plikt til å kontrollere tilgangskode og anvendt hjemmel som er påført journalførte dokumenter. Meroffentlighetsprinsippet skal bestrebes iht Offentlighetsloven.

Avskrive / besvare restanser

Alle brukere har ansvar for og skal følge opp saksdokumenter med restanse ved å utføre søket ”Mine restanser” daglig. En restanse er et mottatt saksdokument som ikke er endeling avskrevet / besvart.

Følgende avskrivningsmåter kan benyttes:

Saksbehandler har ansvaret for å avskrive alle dokumenter i en sak de er ansvarlige for, enten svaret er via brev, telefon eller at dokumentet tas til etterretning.

Oppretting av ny sak

Det skal ikke opprettes en ny sak for å besvare et mottatt saksdokument.

Unntak : hvis dokumentet danner avslutning av en eksisterende sak og dokumentets innhold tilsier at det startes et nytt saksforløp. F. eks. hvis kommunestyret ber om at igangsettes utredning av en ny kommunal barnehage i forbindelse med en sak som i utgangspunktet omhandlet behandling av årsmelding for barnehagesektoren.

Nye saker skal kun opprettes i de tilfeller hvor saksbehandler selv tar initiativet til å starte et saksforløp. Saken får da statusen ”Reservert” med statuskode R.

Oppretting av nytt saksdokument

Saksdokumenter som er / skal journalføres kalles en journalpost. Det er anledning til å opprette følgende type journalposter:

Baseinterne dokumenter:

Dokumenter opprettet i NOARK-basen og som sendes mellom virksomheter i samme database.

Organinterne dokumenter:

Viser til Arkivloven med forskrifter § 2-6

”Organinterne dokumenter registrer organet i journalen så langt organet finn det tenleg” . Når disse er ført vil offentlighetsloven tre i kraft.

Offentlighetsloven § 5 – Unntak for interne dokumenter ; viser hvilke interne dokumenter som kan unntas fra offentligheten.

N-dokumenter legges ikke ut på den offentlige journalen.

Journalføring og ekspedering av utgående brev og interne notat

Alle utgående brev og andre saksdokumenter som er produserte internt, skal journalføres i Ephorte.

Saksbehandler har primæransvaret for å journalføre utgående brev og interne notat, utredninger og framlegg til vedtak og samtidig avskrive inngående brev som er besvart.

Saksbehandleren kontakter arkivet hvis en ønsker å opprette ny kortkode i kontaktregisteret.

Ønsker saksbehandler å opprette nytt prosjekt kontaktes arkivet for opprettelse, og saksbehandler har ansvar for at dokumenter i prosjektet påføres prosjektkode.

Saksbehandleren merker saken med ”Kan avsluttes” når egne saker skal avsluttes. Da overtar arkivet saken og overfører dette til elektronisk arkiv.

Brev som er unntatt offentlighet skal ikke sendes med faks eller som e-post, med mindre det benyttes kryptering.

Journalverdig utgående post skal enten sendes som ordinær post eller som E-post.

Hvis et saksdokument inneholder informasjon som er unntatt offentlighet, plikter saksbehandler å registrere tilgangskode og hjemmel på dokumentet ved oppretting.

Saksframlegg

Saksframlegg til politiske utvalg skal opprettes som en nyjournalpost med dokumenttype S. Saksbehandler skal avklare hvilke utvalg som saksfremlegget skal fremmes for i samråd med virksomhetslederleder.

Saksbehandler plikter å registrere parter i saken.

Saksbehandler registrer eventuelle kopimottakere.

Når saksframlegget er ferdig skrevet skal utredning og innstilling videre til virksomhetsledereller rådmann for kontroll og godkjenning.

Hvis saksframlegget skal kontrolleres av virksomhetsleder settes behandlingsstatus til statuskode SU og journalstatus tilF.

Virksomhetsleder søker frem alle saker med behandlingsstatus SU ogjournalstatus F. Ved kontroll ok settes behandlingsstatus til RE og journalstatus G for til godkjenning.

Hvis saksframlegget skal direkte til rådmann for godkjenning settes behandlingsstatus til RE og journalstatus til G for til godkjenning.

Rådmannen søker frem alle saker med behandlingsstatus REog journalstatus G til godkjenning og setter behandlingsstatus KL og journalstatus F.

Vedlegg som ikke er elektronisk arkivert må hentes i støttearkivet.

Ønsker enat vedtaket blir beskyttet ved generering av offentlig møteprotokoll legges tilgangskode på behandlingen i et saksframlegg.

Ved å sette tilgangskode påjournalpost opprettet som S dokument ønsker en å unnta hele dokumentet fra offentlig møteinnkalling.

Delegerte saker

Det vises til vedtatt delegasjonsreglement for Innherred Samkommune, Verdal kommune og Levanger kommune.

Delegerte saker opprettes med dokumenttype U. Saksbehandler registrerer opplysninger i behandlingsbildet med sakstype DS og utvalgets navn.

Behandlingsstatussettes til KL hvis saken skal refereres. Utvalgssekretæren fårda et signal om at vedtaket kan refereres for politisk utvalg.

Saksbehandler registrerer eventuelle kopimottakere.

Saksbehandler sender ut dokumentet og setter status E for ekspedert .

Saksbehandler sender kopi av brevet til kopimottakerne.

Ekspedisjon / ferdigstilling av saksdokumenter

Alle brukere plikter å følge og ferdigstille saksdokumenter som er under utarbeidelse ved å utføre søket ” Mine konsepter”. Disse har status R.

Dokumentene vurderes og eventuelt ferdigstilles. Status endres da til F for ferdig.

(saksfremlegg – se eget avsnitt; saksfremlegg)

Saksdokumenter som er ferdigstilt skal skrives ut og underskrives av saksbehandler før ekspedering. Hvis saksdokumenter ekspederes med e-post eller faks, skal originaldokument med underskrift ettersendes til mottaker.

Brev med original underskrift ekspederes av saksbehandler.

Status for journalposten skal settes til E – Ekspedert. Dette innebærer at en gir klarsignal til arkivet om at dokumentet kan journalføres.

Ved ekspedering via fax og e-post skal saksdokumentet ettersendes.

Avslutning av saker

Saker skal markeres som avsluttet når en ikke regner med at det vil være behov for å registrere nye saksdokumenter i saken. Saksbehandler registrerer Saken kan Avsluttes i merknadsfeltet på saksmappa.

En må være oppmerksom på at saker kan gjenåpnes av arkivet ved behov.

Oppfølgingskontroll

Daglig oppfølgingskontroll for arkivpersonell

·Arkivpersonellet søker frem alle journalposter med status F for endelig journalføring. Dokumentstatus settes til J for journalført.

·Arkivpersonellet søker frem alle journalposter med status F og E for endelig journalføring på dokumenttype U og N. Kontroller tilgangskode som er benyttet. Dokumentstatus settes så til J for journalført.

·Arkivpersonellet søker frem alle saker med status R - Reservert sak for å følge opp at saksbehandlere setter sine saker til F, slik at de kan journalføres.

·Arkivpersonellet søker frem alle saker med Avslutt i merknadsfeltet for avslutning av saksmapper.

·Det settes status ”Avslutt sak” når alle dokumenter er konvertert til PDF (arkiv) format og restanser er avkvittert.

Oppfølgingskontroll for saksbehandlere

·Saksbehandlere skal daglig søke frem ”
Innboks journalført post”

·Saksbehandlere skal daglig søke frem ”Mine restanser”

·Saksbehandlere skal daglig søke frem ”Forfallsliste”

·OBS-kontroll utføres daglig ved å utføre søket ”Oppfølging av saker” som viser alle saker hvor OBS-dato er overskredet eller overskrides de neste 14 dagene.

Oppfølgingskontroll for ledere

·Virksomhetsledere skal daglig søke frem ”Mottatte journalposter”

·Virksomhetsledere skal daglig søke frem ”Mine restanser”

·Virksomhetsledere skal daglig søke frem ”Forfallsliste”

·OBS-kontroll utføres daglig ved å utføre søket ”Oppfølging av saker” som viser alle saker hvor OBS-dato er overskredet eller overskrides de neste 14 dagene.

·Virksomhetslederesøker daglig frem alle journalposter som er midlertidig journalført og offentlighetsvurderer disse postene. Tilgangskode XX fjernes og statuskode settes til S for ferdig vurdert.

Søkets navn: ” Til offentlighetsvurdering”

· Virksomhetsleder søker daglig
frem alle saker med behandling SU ogjournalstatus F. Ved kontroll ok settes behandlingsstatus til RE og journalstatus G for til godkjenning.

Søkets navn ”Til godkjenning hos leder”

· Rådmannen søker daglig  frem alle saker med behandlingsstatus REog journalstatus G til godkjenning og setter behandlingsstatus KL og journalstatus F.

Søkets navn”For endelig godkjenning”

Restansekontroll

Alle skal utøve restansekontroll ved daglig å utføre søket ”Mine restanser”

I tillegg skal arkivet skrive ut og fordele restanselister fire ganger i året.

jfr. Arkivloven med forskrifter § 3-7 Oppfølging av saksbehandlinga

Restanselisten skives ut i starten av januar, april, juli og oktober.

Før en ansatt slutter plikter denne å kjøre ut sine restanser og informere virksomhetsleder om ubesvarte saksdokumenter.

Arkivtjenesten kvalitetssikrer avskrivninger ved ferdigstillelsen av utgående brev, ved avslutning av saker og ved utarbeidelse av restanselister.

Forfallskontroll

Alle har ansvar for å registrere og følge opp eventuell forfallsdato som er angitt av avsender på mottatte dokumenter. Hvis forfallsdato fremgår klart av dokumentet, skal dato registreres av arkivet. (For eksempel høringsdokumenter, stillingssøknader).

Saksbehandlere og virksomhetsledere kan selv registrere forfallsdato for å lette oppfølgingav behandlingsfrister. Alle plikter selv å utføre søket ”Forfallsliste” som viser alle mottatte journalposter, hvor behandlingsfrist er utløpt eller kommer til å utløpe kommende 14 dager.

OBS – kontroll

Alle har ansvar for å registrere og følge opp saker som er påført en OBS-dato.

OBS-dato kan benyttes når en ønsker at saken skal fremhentes.

OBS-kontroll utføres ved å utføre søket ” Oppfølging av saker” som viser alle saker hvor OBS-dato er overskredet eller overskrides de neste 14 dagene.

Utvalgsbehandling

MøteinnkallingJfr. tabelloppsett

Møtedato holdes á jour av møtesekretær

Møtesekretær overfører sakene fra kølista til sakskartet nårjournalstatus er F for ferdig og behandlingsstatus er KL for klargjort av administrasjonssjef/rådmann.

Rekkefølge på behandling av sakene på sakskartet avklares.

Møtedokumentene klargjøres. Sakskartet nummereres og møteinnkallingen genereres.

Møteinnkalling overleveres tilleder av utvalget for kontroll og underskrift på første side.

Saksdokument med eventuelle papirvedlegg klargjøres av møtesekretær for kopiering og utsending i flg. gjeldende reglement. (Levanger 5 dager, Verdal ?).

Hvis møteinnkallingen inneholder saksfremlegg eller andre dokumenter som er unntatt offentlighet, må det legges tilgangskode på møteinnkallingen og genereres en offentlig møteinnkalling.

Dette gjøres ved å gå til fanen Dokumenter, pek på møteinnkallingen og velg Egenskaper fra hurtigmenyen. I feltet Tilgangskode skal du velge tilgangskode MU og hjemmel under fanen Detaljer.

Generer så en offentlig innkalling.

Du kan selv avgjøre tidspunkt for offentliggjøring av møteinnkallingen. Når du ønsker at møteinnkallingen skal være tilgjengelig fra søkebildeti Ephorte (for de som er autorisert til å lese denne), skal duåpne fanen Dokumenter, peke på møteinnkallingen, velge Egenskaper på hurtigmenyen og endre status fra R (reservert) til G (godkjent av leder). Status for møtedokumentet endres normalt i forbindelse med utsendelse av møteinnkalling til medlemmer av utvalget.

Ved å sette tilgangskode påjournalpost opprettet som S dokument ønsker en å unnta hele dokumentet fra offentlig møteinnkalling.

Unntatt offentligdokumenter sendes ut til faste medlemmer.

MøteprotokollJfr. tabelloppsett

Hvis utvalget fatter vedtak om utsettelse eller endrer behandlingsrekkefølge (saksgang), skal saksdokumentets behandling oppdateres av møtesekretær.

Før klargjøring av møteprotokoll skal frammøte autoregistreres.

Når møteprotokollen generereshentes medlemmer og varamedlemmer eventuelt andre registrerte medlemmer frem.

Registrer eventuelle endringer i forbindelse med frammøte før generering av møteprotokollen.

Andre generelle opplysninger føres på forsida i møteprotokollen.

Den originale møteprotokollen skal godkjennes i møte.

Ønsker enat vedtaket blir beskyttet ved generering av offentlig møteprotokoll legges tilgangskode på behandlingen i et saksframlegg.

Hvis møteprotokollen inneholder saker som er unntatt offentlighet, må en legge tilgangskode på møteprotokollen og deretter generere en offentlig møteprotokoll. Dette gjøres ved å gå til fanen Dokumenter, pek på møteprotokoll og velg Egenskaper fra hurtigmenyen. I feltet Tilgangskode skal du velge kode MU under fanen Detaljer.

Generer så en offentlig møteprotokoll.

Du kan selv avgjøre tidspunkt for offentliggjøring av møteprotokollen. Når du ønsker at møteprotokollen skal være tilgjengelig fra søkebildet (for de som er autorisert til å lese denne), skal duåpne fanen Dokumenter, peke på møteprotokollen, velge Egenskaper fra hurtigmenyen og endre status fra R (reservert) til G (godkjent av leder).

Når protokoll er godkjent av utvalgets leder settes statuskode G for godkjent på møteprotokollen av møtesekretær. Alle i organisasjonen som har rettigheter kan nå lese denne via søketStyrer- råd og utvalg.

Nettpublisering: Jfr.nedenstånde tabelloppsett.

Ekspedisjon av vedtakJfr. tabelloppsett

Saksbehandler sørger for at vedtak fattet av utvalg ekspederes til parter i saken.

Vedtaket ekspederes som et ordinært utgående saksdokument med eventuell kopi til intern instans som har ansvar for at vedtaket blir fulgt opp.