|
Ansvarlig: Arkivansvarlig Det må etableres en rutine for å sikre at all inngående post som skal journalføres blir journalført. Journalføringen bidrar til å dokumentere at dokumentet er mottatt, hvem som er ansvarlig saksbehandler og hvor dokumentet er arkivert. Post der navn uten tittel står først på konvolutten, er å betrakte som privat post og skal ikke åpnes uten tillatelse, jf straffeloven. Intern post er ikke privat post. Det kan innhentes skriftlig fullmakt til å åpne personlig adressert post. Dersom ikke slik skriftlig fullmakt er innhentet skal privat adressert post leveres til rette vedkommende, som selv har ansvar for at arkivverdige materialet blir returnert til arkivet for registrering. Gradert post skal behandles jf sikkerhetsinstruksen og beskyttelsesinstruksen, samt informasjonssikkerhet i Telemark fylkeskommune – sikkerhetspolitikk. Rekommandert post og verdipost skal åpnes av to tilsatte i fellesskap, jf Finansdepartementets normalinstruks. Anbud skal behandles i samsvar med forskrifter om kjøp av varer og tjenester. |