|
Arkivtjenesten i Skjervøy kommune er organisert med et felles postmottak og elektronisk sentralarkiv for alle etater/virksomheter lokalisert på rådhuset. Posten blir videre fordelt til arkivpersonale på hver etat, fordi arkivtjenesten i Skjervøy kommune bygger på kommunens organisasjonsmodell. Fagsystemer og tilhørende objektserier er fysisk plassert hos de enhetene som har ansvar for saksfeltet, og driver den daglige saksbehandling i systemene. Virksomhetene som ikke inngår i sentralarkivet/fellesarkivet, har egne postmottak og skal være selvstendige arkivskapere. Alle arkivskapere skal bygge opp å vedlikeholde egne arkiver i samsvar med reglene i denne arkivplanen. Arkivet til hver enkelt arkivskaper skal dokumentere arkivskaperens arbeid og virksomhet. Alle arkiv i Skjervøy kommune er i dag kategorisert som papirbaserte, selv om det brukes en rekke elektroniske hjelpemidler i saksbehandlingen og til arkivering. Har offentlige organ en blanding av papirbaserte og elektroniske arkivdokumenter innen samme arkivserie/arkivdel skal de betraktes som papirarkiv etter gjeldende regelverk. På sikt vil både saksbehandlingen og arkivene i Skjervøy kommune bli fullelektroniske. Dette innebærer at de elektronisk produserte og lagrede dokumentene vil bli de originale, offisielle og gyldige versjonene. |