3.1.4 Rutiner for saksbehandlere

Steg

Beskrivelse

Opprette ny sak.

Saksbehandler kan opprette saker selv, med unntak av personalmappe. Kontroller alltid først at det ikke eksistere en sak før det opprettes ny sak.

Mottak av fysisk post som er arkivverdig.

-          Sjekk om det eksistere en sak fra før av. Hvis ikke opprettes en ny sak.

-          Skann dokumentet på en multifunksjonsprinter (MFS). Skann alltid i full farge og sørg for at OCR-behandling er aktivert på multifunksjonsprinteren du benytter. Bruk funksjonen «send til meg selv». Registrer deretter dokumentet inn i saken i Elements.

-          Når dokumentet har blitt registrert inn i Elements, dukker det opp på «Min status» under «Ubesvarte».

-          Sensitive dokumenter må slettes fra egen innboks, og fra slettede elementer i Outlook.

Kontroll av skanning.

Gjennomfør kontroll og kvalitet på skanningen

-          Sjekk at innholdet er lesbart.

-          Sjekk at alle sidene er rett vei.

-          Sjekk at alle sidene har kommet med.

-          Dersom kvaliteten på enkelte ark ikke er god nok, må de slettes og skannes på nytt.

Mottak av arkivverdig e-post til enhetens postmottak

E-posten videresendes til aktuell saksbehandler, som registrerer e-posten inn i Elements og foretar oppfølging av e-posten.

Mottak av arkivverdig e-post direkte til saksbehandler.

Sjekk om det eksistere en sak fra før av. Hvis ikke opprettes en ny sak. Registrer e-posten inn i saken med aktuell saksbehandler som ansvarlig.

Mottak av post i Elements.

Rutiner ved mottak av post

1. Arkivtjenesten registrerer inn ny post og har status 'Midlertidig registrert'. 
2. Saksbehandler gjør sine offentlighetsvurdering av journalposten, og setter status til 'Registrert/oppdatert av saksbehandler'
3. Arkivtjenesten journalfører journalposten, og får status 'Journalført'

Dersom et dokument har blitt fordelt feil til deg, gis det beskjed til arkivtjenesten som fordeler det til rett saksbehandler.

Definisjon av de forskjellige arkivstatusene: 

1. 'Midlertidig registrert' betyr at den er registrert inn av en arkivar
2. 'Registrert/oppdatert av saksbehandler' betyr at saksbehandler har registrert journalposten. 
3. 'Ferdig' betyr at journalposten er ferdig av saksbehandler
4. 'Ekspedert' betyr at et utgående brev er sendt ut til mottaker.
5. 'Journalført' betyr at journalposten er kvalitetssikret av en arkivar. 

Intern kopifordeling.

Saksbehandler har et særlig ansvar for å vurdere om det er andre i kommunen som bør være kjent med innholdet i et mottatt dokument. I så fall må saksbehandler sørge for at vedkommende påføres som kopimottaker på dokumentregistreringen.

Offentlighetsvurdering.

Saksbehandler har et selvstendig ansvar for å offentlighetsvurdere sine dokumenter. Dette gjelder selv om dokumentet har blitt registrert inn av andre, og allerede er gradert eller ugradert.

Husk:

• Ekstern skjerming (tilgangskode «UO» og korrekt paragraf)
• Intern skjerming (tilgangsgruppe)
• Å eventuelt skjerme deler av tittelen

Avskriving.

Alle innkommende dokumenter skal avskrives. Dokumentet forsvinner deretter fra arbeidslisten «Ubesvarte».

Utgående post

Steg

Beskrivelse

Produksjon av utgående dokumenter.

Utgående dokument kan produseres ved

-          Valg av mal i Elements eller

-          Import av fil fra filstrukturen (dersom det skal legges inn et dokument som allerede er lagret på filstrukturen).

Produksjon av utgående dokument som svar på et annet dokument.

Trykk på «svar» på det dokumentet du skal svare på, eller kan du trykke på «Angi som svar», og da velger du journalposten du ønsker å svare på.

Godkjenning hos leder

Enkelte utgående dokumenter krever godkjenning av leder. De enkelte enhetene må ha egne rutiner/regler for hvilke dokumenter som skal til godkjenning.

eSignering

 Dokumentet blir sendt ut som signeringsoppdrag i mottakers digitale postkasse. Etter at mottaker har signert, blir en signert versjon automatisk registrert inn i den aktuelle saksmappen. 

Ekspedering

Alle dokumenter må til slutt ekspederes. Det er mulig å velge fire ulike forsendelseskanaler:

1. SvarUt – Dokumentet sendes umiddelbart elektronisk. Dersom mottaker ikke er en digital postkasse, sendes det automatisk til utskrift hos en ekstern leverandør som sørger for at det sendes i posten til rett mottaker.
2. SvarUt – personsensitive opplysninger – For dokumenter med personsensitive opplysninger som krever sikkerhetsnivå 4.
3. Utskrift – Dokumentet skrives ut, og du må legge det i en konvolutt og sende det med posten.
4. Epost

Et ekspedert dokument er det endelige utkastet og kan ikke endres!

Avslutte sak

Når en sak er ferdigbehandlet skal saksbehandler avslutte saken.