|
Krav for skanning av saksdokumenter til saksbehandling- og arkivsystem. Godkjent format for elektronisk langtidslagring er PDF/A. Saks- og arkivsystemet skal være satt opp slik at alle saksdokument automatisk blir konvertert til gjeldende arkivformat. Skanning av innkommende post: All arkivverdig post skannes inn i sak- og arkivsystemet, med mindre særskilte regler foreligger. Skanning av e-post: Arkivverdig e-post mottatt av saksbehandler videresendes til postmottak. Dokumentet overføres direkte til sak- og arkivsystemet, eller skrives ut og skannes deretter inn. Skanning av utgående dokumenter: Det kan forekomme utgående dokumenter, f.eks. skjemaer, som ikke kan opprettes i sak- og arkivsystemet og som dermed må skannes. Videresending av papirdokumenter: Hvis dokumentet skal videresendes, må saksbehandler få utlevert papiroriginalen etter at den er skannet. Arkivet har en oppdatert oversikt over hvilke dokumenttyper dette gjelder, slik at disse ikke makuleres. Dokumenter som ikke skannes Siden Meløy kommune bare kjører delvis fullelektronisk arkivdanning skal noen dokumenter fremdeles arkiveres på papir. Enten på grunn av papirbasert arkivdel, av juridiske hensyn eller fordi papirformatet er vanskelig å digitalisere. For fullelektroniske arkivdeler skal disse dokumentene registreres i sak- og arkivsystemet, med kryssreferanse til fysisk plassering. Kvalitetssikring av skannede dokumenter Etter hvert som dokumentene skannes kontrolleres følgende:
- at alle mottatte dokumenter er skannet og arkivert
- at alle sider er kommet med på hvert dokument
- at skanningen er av tilfredsstillende kvalitet
- at det er samsvar mellom arkiverte dokumenter og registrerte opplysninger
Etter skanning legges dokumentene tilhørende fullelektronisk arkivdel i bunker fortløpende på dato. Dokumenter tilørende papirbasert arkivdel arkiveres som vanlig. Makulering av skannede papirdokumenter Etter en sikkerhetsperiode på 6 måneder kan de skannede papirdokumentene makuleres, med mindre lovbestemte formkrav, for eksempel krav om håndskrevet signatur eller andre juridiske hensyn krever at papirversjonen bevares, jfr. Riksarkivarens bestemmelser kap. xi, § 1-3. Makulering kan kun skje etter at arkivtjenesten har kvalitetssikret skanning og konvertering fra produksjonsformat til arkivformat. I sikkerhetsperioden lagres dokumentene fortløpende i bunker. Dokumentene makuleres etter gjeldende regler. |