Offentlighetsvurdering og gradering

Hovedansvaret for offentlighetsvurdering og gradering av saker og dokumenter ligger hos saksbehandler. Arkivet offentlighetsvurderer alle dokumenter og kommer med eventuelle forslag til graderingskode. Saksbehandler vurderer forslaget og eventuelt endrer til riktig kode.

Hovedregelen finnes i offentlighetslovens § 3: "Saksdokument, journalar og liknande register for organet er opne for innsyn dersom ikkje anna følgjer av lov eller forskrift med heimel i lov. Alle kan krevje innsyn i saksdokument, journalar og liknande register til organet hos vedkommande organ."

Meløy kommune praktiserer meroffentlighet, noe som betyr at kommunen i størst mulig grad skal tilstrebe offentlighet og allment innsyn i kommunens saksdokumenter. Allment innsyn skal derfor også vurderes for dokumenter der offentlighetsloven gir en mulighet for unntak.

Det er rådmannen som har det formelle ansvaret for praktisering av offentlighetsloven. Det praktiske ansvaret er delegert til den enkelte saksbehandler. For at kommunens praktisering av offentlighetsloven skal bli så sikker som mulig, vil Arkivet likevel gjøre en offentlighetsvurdering i forkant, dvs i forbindelse med journalføringen, og eventuelt foreslå unntak med henvisning til gjeldende lovverk. Saksbehandler plikter i et hvert enkelt tilfelle å vurdere offentlighet, og rette opp eventuelle mangler i journalen. På denne måten sørger kommunen for en god kvalitetssikring av praktiseringen av offentlighetsloven.

Alle unntak av saker, dokumenter eller opplysninger fra offentlighet skal hjemles i lov, dvs det skal vises til korrekt paragraf i loven.

Gradering

Ved unntak fra offentlighet skal det registreres graderingskode på saksnivå eller på journalpostnivå i sakbehandlings- og arkivsystemet. Standard graderingskode er U (unntatt fra offentlighet).