E-post

RUTINE FOR BRUK OG BEHANDLING AV E-POST

Meløy kommune har kun en offisiell e-postadresse: postmottak@meloy.kommune.no

Det skal ikke benyttes private e-postadresser på dokumenter utstedt av Meløy kommune.

E-postmottaket

Meløy kommunes e-postmottak åpnes/betjenes av Arkivet minst en gang daglig. Arkivverdig e-post behandles etter gjeldende postrutine. Arkivuverdig e-post videresendes gjeldende saksbehandler dersom dette fremgår av e-postens innhold. Om ikke blir den slettet.

Mottak av e-post

Saksbehandlere som mottar arkivverdig e-post direkte fra avsender skal videresende denne til postmottak.

Dersom det i medhold av lov stilles krav om underskrift, skal e-post avvises og avsender gjøres oppmerksom på dette.

Utsendelse av e-post

E-post som ut fra sitt innhold må betegnes som saksdokument skal behandles som ordinær utgående post. Altså må den være registrert i saksbehandlings- og arkivsystemet og arkiveres etter gjeldende rutiner.

Det kan sendes e-post direkte fra kommunens saksbehandlings- og arkivsystem.

Taushetsbelagte opplysninger skal aldri sendes som e-post, enten det gjelder selve meldingen eller vedlegg.

Dokumenter unntatt offentlighet skal ikke sendes som e-post uten at meldingen krypteres.

E-post skal ikke sendes til eksterne brukere dersom det er lovkrav til skriftlighet.