- Arkivplanen skal revideres ved grunnleggende endringer for arkivet, og ellers hvert 4. år.
- Egne rutiner for oppdatering av arkivplanen skal utarbeides til neste utgave av arkivplanen.
|
Enkelte planer, endringer og investeringer får betydning for arkivtjenesten og arkivstrukturen for øvrig. Arkivleder skal ha melding om alle endringer i kommunen med mulige følger for arkivet i god tid før de blir satt i verk, og arkivleder har rett til å uttale seg om de følgene de kan få for arkivet. Oppdatering av arkivplanen skal blant annet skje når
- det skjer endringer i post- og arkivrutiner
- en kommunal enhet oppretter et nytt arkiv eller arkivdel
- det blir tatt i bruk ny arkivnøkkel
- en kommunal enhet tar i bruk et nytt datasystem for lagring av informasjon
- kommunale enheter blir lagt ned eller opprettet
- det blir opprettet eller lagt ned styre eller utvalg
- det blir gjort vesentlege endringer i kommunen sitt delegasjonsreglement
- kommunale oppgaver blir overført til virksomheter utenfor kommunen
Arkivleder avgjør ellers om det er behov for oppdatering av arkivplanen. Særlig er dette aktuelt når
- det blir tatt i bruk ny versjon av arkivnøkkel
- det blir tatt i bruk nye versjoner av datasystem for lagring av informasjon
|