Reglement for bruk av elektronisk kommunikasjon

Virkeområde

Retningslinjene gjelder for elektronisk informasjonsflyt og informasjonsutveksling med Meløy kommune og som har med forvaltningsvirksomheten, innhenting og vurdering av informasjon, vedtak og utsending av vedtak.

Retningslinjene omfatter elektronisk kommunikasjon med enkeltpersoner og virksomheter, andre eksterne offentlige forvaltningsorgan og interne forvaltningsorgan.

Definisjon

Med elektronisk kommunikasjon forstår man bruk av f. eks. Internett, eller lignende kommunikasjonssystem, og bruk av talestyrte eller andre automatiske telefontjenester, men ikke bruk av taletelefon eller annen muntlig kommunikasjon (eForvaltningsforskrifta § 3c).

Hjemmelsgrunnlag

Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (Forvaltningslova)
Lov om elektronisk signatur (E-signaturlova)
Forskrift om elektronisk kommunikasjon med og i forvaltningen (eForvaltningsforskrifta)

Generelle krav til bruk av elektronisk kommunikasjon i Meløy kommune

Enhver som vender seg til kommunen kan benytte elektronisk kommunikasjon når det skjer i den form og etter den framgangsmåten som er definert her

E-post til kommunen skal sendes til sentral e-post adresse. Adresse til sentralt e-postmottak er postmottak@meloy.kommune.no

Adressen skal være lett tilgjengelig på kommunens hjemmesider.
Adressen skal trykkes på brevark og være godt synlig på all utgående elektronisk post fra kommunen, uavhengig av hva slags elektronisk adresse som benyttes ved utsending.

I de tilfellene elektronisk post skal kunne sendes direkte til enkelt personer sine adresser skal dette avtales spesielt.

Gjeldende rutiner for journalføring av elektronisk post i Meløy kommune skal følges.

På enkelte fagområder er det lagt til rette for elektronisk kommunikasjon på egne elektroniske skjema via kommunens hjemmeside.

Gjeldende retningslinjer for journalføring i Meløy kommune skal følges

Begrensning i bruk av elektronisk kommunikasjon

Ved bruk av elektronisk informasjon skal avsender identifisere seg med navn og adresse dersom slike forespørsler skal bli håndtert.

I enkelte saker kan kommunen be om opplysninger som bekrefter avsender sin identitet eller fullmakter, eller stille krav om at trygghetstjenester og -produkt skal tas i bruk, dersom dette er vesentlig for håndtering av forespørselen.

Følgende opplysninger skal ikke utveksles elektronisk fra Meløy kommune med mindre det er benyttet trygghetsstjenester og –produkt som på en tilfredstillende måte sikrer mot urettmessig innsyn:

• Opplysninger unntatt offentlighet med hjemmel i offentleglov og forvaltningslov
• Sensitive personopplysninger
• Andre dokumenter som er gradert iht sikkerhets- eller beskyttelsesinstruksen

Anledning til å nekte bruk av elektronisk kommunikasjon

Dersom noen misbruker tilgangen til å benytte elektronisk kommunikasjon med kommunen, kan en nekte vedkommende helt eller delvis å benytte slik kommunikasjon i framtida. Man skal sende ut varsel med en frist for å uttale seg i saken før ein nekter noen å benytte elektronisk kommunikasjon. Dersom det er nødvendig av hensyn til tryggheten kan kommunen nekte tilgang straks.

Rutiner for håndtering, journalføring og postbehandling av elektroniske dokumenter

Dokumenter og opplysninger som er mottatt elektronisk skal behandles og journalføres på samme måte som om dokumentet var mottatt som vanlig post.

Bekreftelse på mottak

Når man mottar elektronisk post som fører til saksbehandling skal kommunen sende bekreftelse på at posten er mottatt

Rutiner for bekreftelse av mottak i Meløy kommune

Bekreftelsen sendes ut av den som mottar den dokumentet. Dersom mottaket skjer via kommunens elektroniske postmottak, er det den som har ansvar for dette som sender ut bekreftelse. Bekreftelsen skal også inneholde hvilken avdeling/saksbehandler dokumentet er videresendt til.

Melding om feil og manglar

Dersom kommunen mottar elektronisk post som skulle ha vært sendt til et annet organ eller et annen elektronisk adresse, må kommunen informere avsenderen om dette, og hvis det er mulig vise vedkommende til rett organ og rett elektronisk adresse.

Mottar kommunen elektronisk post med andre feil eller mangler må kommunen informere avsenderen om dette før saksbehandling tar til.

Melding om og tilgjengeliggjøring av vedtak

Melding om vedtak kan skje ved bruk av elektronisk kommunikasjon dersom parten uttrykkelig har godtatt dette, og har oppgitt den elektroniske adressen kommunen skal benytte for å sende varsel om vedtak.

Klage

Klage over enkeltvedtak kan framsettes i elektronisk form.

Innsyn i dokument og opplysninger ved elektronisk kommunikasjon

Krav om innsyn kan sendes organet elektronisk.

Kommunen skal legge til rette for at dokumentene kan legges fram slik at innholdet kan dokumenteres for en tredjepart