Anbud - journalføring

I henhold til forskrift av 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser § 3-5 gjelder offentlighetsloven for allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll. Offentlighetsloven § 10 slår fast at journal skal føres etter bestemmelsene i arkivloven med forskrifter.
Tilbudsdokumenter er altså saksdokumenter etter offentlighetsloven og skal føres i en journal, jf forskrift av 11.12.1998 nr. 1193 om offentlige arkiver (arkivforskriften) § 2-6. For elektronisk journalføring skal man normalt benytte arkivsystem som oppfyller kravene i Noark-standarden, jf. arkivforskriften § 2-9.
------

Formål
Sikre korrekt dokumentasjon, journalføring og arkivering av anbud-/tilbudsaker
Sammendrag
Oppsettet beskriver journalføring av anbud-/tilbudsaker.

Offentlige anbud

Offentlighetslovens paragraf 23 har krav for å gjøre unntak for innsyn i forbindelse med anbudskonkurranser og andre typer offentlige innkjøp. Tilbydere, mediene og publikum har en betydelig mulighet for innsyn i tilbud og protokoller. En hovedhensikt med dette er å motvirke korrupsjon på ulike nivåer i forvaltningssystemet.

Henvisninger

• Lov om offentlig anskaffelser med forskrifter
• Offentlighetsloven § 23 Unntak av omsyn til det offentlege sin forhandlingsposisjon m.m.
• Forvaltningsloven § 19.b - innskrenket adgang til visse opplysninger
• Arkivloven kapittel II - Offentlige arkiv

1. Journalføring av anbud/tilbud saker
Journalføringen skal skje slik:

• Den som starter prosessen med anbud/tilbud oppretter sak i Saks- og arkivsystemet Public 360. Fellesarkivet kan hjelpe til med opprettelsen. I sakstittelen skal det stå: anbud/tilbud - hva anbudet gjelder/hvilke produkter/tjenester (fristen bør oppgis i tittelfeltet.)
• Saken starter med utlysning og tilbud/anbud over 500 000 kr foretas via Doffin. Utlysningen legges inn i Public 360 som x-notat uten mottaker.
• Politisk vedtak e.l. legges inn på samme måte, evt lages en henvisning i anbudssaken til vedtak e.l.
• Servicetorget og fellesarkivet skal informeres om pågående anbud med hensyn til poståpningen.
• Frem til anbudsåpning oppbevares tilbudsdokumentene uåpnet i låst arkivskap på arkivet.
• Etter anbudsåpningen registrerer Fellesarkivet tilbudsbrevene som har kommet inn fra eksterne tilbydere i Public 360. (Ikke alle vedlegg/tilbudsdokumenter). Tilbudene skjermes med kode. Off.l.§ 23 Avsender skjermes.
• Det opplyses i merknadsfeltet i saken hvor dokumentene oppbevares, da det i de fleste tilfellene er hensiktmessig at det oppbevares ved ansvarlig enhet.
• Eventuelle forhandlingsdokumenter med fornyet tilbud mv legges også inn i Public 360 av Fellesarkivet/saksansvarlig. Husk skjerming.
• Når protokollen er ferdig signert, sendes den i original til Fellesarkivet for skanning og journalføring.
• Brev til tilbydere som ikke vant anbudsrunden med opplysninger om resultat, skjermes ikke etter som disse brevene ikke røper forretningshemmeligheter.
• Når leverandør er valgt – skal alle tilbud og protokoller avgraderes, dvs. skjermingen etter §23 skal fjernes. Forutsatt at dokumentene ikke inneholder sensitiv informasjon. Konkurransegrunnlaget skal aldri offentliggjøres.
• Avtaledokumentet for anbudsvinner sendes til Fellesarkivet for journalføring.
• Enheten som er ansvarlig for anbudssaken oppbevarer alle dokumenter i saken. Alle tilbudsvedlegg kan makuleres ved klagefristens utløp dvs. 6 mnd etter at tilbudet er antatt.