|
Alle områder i Brønnøy kommune omfattes av arkivplanen, og kommunen ses på som ett organ. Kommunen har én arkivleder og to arkivmedarbeidere. Disse tre er ansatt i Økonomi- og administrasjonsavdelingen under økonomisjefen, og utgjør Post/Arkiv. Post/Arkiv har ansvaret for daglig åpning av post og journalføring av post. Det utføres daglig og fortløpende kvalitetssikring i arkivsystemet. Post/Arkiv oppdaterer arkivspesifikke rutiner og veiledninger, og sørger for at de blir videreformidlet internt i organisasjonen, både i form av nedskrevne dokumenter og ved gjennomføring av kurs. De forvalter også det fysiske arkivet som befinner seg på Rådhuset, både i fjernarkiv i første etasje og bortsettingsarkiv i kjelleren.
| Ansvar
|
Beskrivelse og oppgaver
|
Arkivorganisering
|
| Kommunedirektør
|
Kommunedirektøren har det øverste administrative ansvaret for arkivet i kommunen.
|
Kommunen har en sentralisert arkivtjeneste på Rådhuset. Skoler/barnehager og helsesektoren mottar i tillegg fysisk post på sine fysiske lokasjoner. De har selv ansvar for å videresende til arkivtjenesten hvis det kommer post direkte til dem som skal journalføres.
|
| Arkivleder
|
Kommunedirektør har delegert det overordnede arkivansvaret til arkivleder. Arkivleder skal påse at lover og forskrifter innenfor arkivfeltet følges.
|
Arkivleder er leder for arkivtjenesten, avdeling Post/Arkiv. Arkivleder har et overordnet ansvar for alt arkiv i kommunen. Arkivleder skal ha overordnet oversikt over kommunale foretak (KF), interkommunale selskap (IKS) og annet interkommunalt samarbeid.
|
| Post/Arkiv
|
- Postmottak (fysisk post, digitale skjema, SvarInn, e-post, Altinn)
- Registrering, journalføring og fordeling av post
- Kvalitetssikring og journalføring av utgående post
- Postliste (eInnsyn fra TietoEvry)
- Brukerstøtte Elements
- Kursing av leder/saksbehandler
- Systemansvar og andre utviklingsoppgaver
|
I virksomheter som benytter fagsystemer med arkiv er det virksomhetsledere som har ansvaret for arkivet.
|
| Områdeledere
|
Har ansvar for dagligarkiv ved virksomhetene.
|
Eksempel:
- Skyggearkiv ved skoler og barnehager
- Gerica i helse- og omsorgstjenesten
- NAV Brønnøy sosial
- Kemner (fram til 01.11.2020)
- Barnevern
- Flyktningtjenesten
- Utlånsmapper fra arkiv
(listen er ikke uttømmende)
|
| Systemansvarlige
|
Alle fagsystemer har systemansvarlige.
|
Har ikke gode rutiner for dette i dag.
|
| IKT og utvikling
|
Vi har Elements i cloud-løsning fra TietoEvry. Det er avdeling for IKT og utvikling som har ansvar for dialog med dem når det gjelder drift og vedlikehold av nødvendige servere og infrastruktur. IKT har også ansvar for å generere servicepassord når det er nødvendig å sette opp nye avsendere/mottakere i digital forsendelse via Fiks Forvaltning. (Post/Arkiv gjør det øvrige oppsettet.)
|
|
|
|