| Hendelse
|
Arkiv
|
Konsekvenser for
|
Ansvar
|
| Det planlegges større omorganiseringer. Eksempel kan være: overgang til foretak, kommunesammenslåing, eller andre større endringer.
|
Arkivet skal involveres i god tid på forhånd.
|
- Arkivorganiseringen
- Endringer i sak-/arkivsystemet
- Arkivplanens innhold
- Arkivansvar og arbeidsforhold
|
Kommunedirektør
|
| En virksomhet skal legges ned.
|
Arkivet involveres sammen med virksomhetsleder/systemansvarlig for å vurdere uttrekk av bevaringsverdig materiale i fagsystem.
|
- Tap av arkivmateriale
- Manglende informasjon til arkivplan
- Følger vi loven?
|
Kommunedirektør
Områdeleder
|
| Ved opprettelse av ny virksomhet/oppgradering av fagsystem/innkjøp av nytt fagsystem.
|
Arkivet skal varsles for vurdering av arkiv.
|
- Manglende arkivdanning
- Manglende informasjon til arkivplan
- Følger vi loven?
|
Kommunedirektør
Områdeleder
Systemansvarlig
|
| Ved inngåelse av vertskommunesamarbeid etter kommuneloven § 20-1.
|
Arkivet må være kjent med opprettelsen av avtalen. Både saksbehandlere og arkivet må være enige om mappestruktur og bruk av titler i saker og journalposter.
|
- Blanding av arkiv fra ulike kommuner kan skape problemer med gjenfinning, samt ved uttrekk og avlevering til depot.
- Samarbeidskommunene avslutter ikke sine arkivdeler, og dokumenterer ikke i sine arkivplaner.
- Brønnøy får ikke registrert avtalen i arkivplan.
|
Kommunedirektør
Områdeleder
Systemansvarlig
|
| Ved intern omorganisering og navnebytte. Eksempel kan være: sammenslåing eller splitting av virksomheter.
|
Arkivet skal ha relevant informasjon i god tid før iverksettelse.
|
- Manglende oppdatering i sak-/arkivsystemet.
- Manglende informasjon til arkivplanen.
|
Kommunedirektør
Områdeleder
|
| Saksbehandlere bytter arbeidsplass internt i kommunen.
|
Arkivet må varsles.
|
- Manglende oppdatering i sak-/arkivsystemet.
|
Områdeleder
|
| Saksbehandlere slutter eller går ut i lengre planlagte permisjoner.
|
Arkivet varsles i god tid før siste arbeidsdag.
|
- Manglende oppdatering i sak-/arkivsystemet. spesielt når det gjelder ferdigstillelse av saker og dokumenter.
|
Områdeleder har ansvar for at saksbehandler rydder i egne saker, ferdigstiller dokumenter osv.
|