|
Saksbehandler har et viktig medansvar for at arkivet alltid skal fungere som en oppdatert og effektiv informasjonsbase. Saksbehandler er ansvarlig for at alle saksdokumenter de arbeider med blir arkivlagt, dvs. alle saksdokumenter iht. offentlighetsloven §§ 2 og 3 er å regne som saksdokument for organet. En sak kan defineres som en forespørsel som er til behandling. Dokumentene i en sak skal holdes samlet, og det skal være samsvar mellom fysisk/elektronisk mottatte dokumenter og dokumentene som inngår i et saksnummer i kommunens elektroniske sak-/arkivsystem. Dersom saksbehandler mottar journalverdig e-post, skal denne importeres av saksbehandler. Den enkelte saksbehandler har plikt til å vurdere om posten må anses som et arkivverdig dokument. Er saksbehandler i tvil, må arkivtjenesten kontaktes. Saksbehandler skal sørge for at utgående brev de skriver på vegne av kommunen blir opprettet på korrekt vis i arkivsystemet, og at dokumenter som skal tas vare på i fysisk format (se oversikt kap. XX) blir levert til Post/Arkiv for oppbevaring. Det er saksbehandlers/leders ansvar å gjøre seg kjent med arkivsystemet, og til enhver tid følge skrivereglene som ligger vedlagt denne arkivplanen. Arbeidsoppgaver:
- Føre daglig kontroll med inngående post.
- Oppfølging av saker og avskriving av restanser.
- Vurdere saker de arbeider med mtp. arkivering og dokumentasjon for ettertiden.
- E-post skal importeres til sak-/arkivsystem fortløpende, ikke i etterkant av saksbehandlingen.
- Gjøre seg kjent med korrekte tilgangskoder og hjemler for sitt arbeidsområde/fagfelt. Vurdere om skjerming er nødvendig på dokumenter og saker som jobbes med.
- Sørge for at overskriften på utgående brev er dekkende og at brevet kun omhandler én sak.
- Ha ansvaret for at all sakspost de skriver blir journalført. Absolutt ingen kommunale dokumenter skal lagres i personlige filer/mapper. Saksbehandler skal påse at egne utgående brev og interne notater blir ferdigstilt fortløpende i sak-/arkivsystemet.
- Ha ansvaret for at materiale de låner fra arkivet blir returnert i samme stand som før utlånet. Utlånt materiale er låners ansvar til utlånet er innlevert.
|