|
Lødingen kommune har et felles edb-basert sak-/arkivsystem: Acos WebSak, version 6.8. Systemet er godkjent av Riksarkivaren på generell basis for å drive papirløst og oppfyller kravene i Noark 4 standarden. All journalføring og administrativ saksbehandling skal skje i Acos WebSak, med unntak av personsensitive saker som etter Datatilsynets retningslinjer skal føres i lukket fagsystem. Acos WebSak har en felles database for journalføring og et felles elektronisk arkiv for de dokumentene som blir produsert internt.
Lødingen kommune har helelektronisk arkiv fra 01.01.2007. Arkiv fra før 01.01.2007 er papirbasert og har betegnelsen: Historisk arkiv.
Arkivet skal dokumentere den politiske og administrative saksbehandlingen i kommunen. Det er knyttet en journalenheter og flere arkivdeler til Acos WebSak. Enheter som har personregister som krever særlig sikring mot innsyn fungerer som egne journalenheter for sine edb-baserte fagsystem. Disse fagsystemene, med de tilhørende manuelle klientarkivene, er likevel en del av kommunens arkiv. Hver selvstendige enhet fungerer som arkivskapere for sine arkiver .
All journalføring og administrativ saksbehandling skal skje i sak-/arkivsystemet.
Skoler og barnehager har fra 01.01.2007, barne- og elevmapper i Acos WebSak. Barne- og elevmapper fra før 01.01.2007 er papirbasert og arkiveres i historisk arkiv. |