|
Arkivforskriften fastsetter i § 2-6 plikt til å føre journal. I journalen føres all sakspost, også den som er unntatt offentlighet. Derfor skal journalen kun være tilgjengelig for autoriserte brukere. For at all sakspost skal fanges opp i journalen, er det vesentlig at saksbehandling ikke foregår via tekstbehandlingsprogrammer eller e-post. All saksbehandling skal derfor foregå enten i sak- og arkivsystemet eller i fagsystemer. Hensikten med ensartede rutiner og felles saksbehandlingssystem er at alle dokumenter som tilhører samme sak skal være samlet og tilgjengelig i kommunearkivet. Journalføring i sak- og arkivsystemet Journalføring av innkommende saksdokumenter Journalføring i sak- og arkivsystemet utføres ved at det enkelte dokument først registreres og deretter skannes. E-post og telefaks behandles på samme måte som papirdokumenter. I journalen registreres arkivskaper/journalførende enhet, mottaksdato, avsender/mottaker, referanser, arkiv- og emnekode (primær og sekundærkode), saks- og dokumentnummer, saksbehandler/avdeling, offentlighetsvurdering, tilgangskode og avgraderingstidspunkt. Saksdokumentet klasseres etter arkivnøkkel (K-koder). Dokumentet knyttes enten til en eksisterende sak eller det opprettes en ny sak. I den grad kassasjon er relevant, blinkes kassasjonstidspunkt ut samtidig med journalføring. Hvis den eksisterende saken finnes i papirarkivet skal en kryssreferanse skrives på saksmappen og en merknad settes i sak- og arkivsystemet. Journalføring av egenproduserte saksdokumenter Saksbehandler har primæransvaret for å journalføre utgående brev og interne notat, utredninger og framlegg til vedtak, og samtidig avskrive inngående brev som er besvart. Saksbehandler kan opprette ny sak selv . Hvis et dokument er ført i feil sak, melder saksbehandler fra til arkivet, som overfører dokumentet til riktig sak. Saksbehandleren har også ansvar for å melde fra til arkivtjenesten når egne saker skal avsluttes. Brev som er unntatt offentlighet skal ikke sendes med faks eller som e-post med mindre kryptering benyttes. Arkivtjenesten skal kontrollere at de egenproduserte saksdokumentene er korrekt journalført. Journalføring av organinterne dokumenter Ved den nye offentleglova begrenses mulighetene for å kunne unnta organinterne dokumenter. I klartekst betyr dette at korrespondanse som utveksles mellom ytre enheter og sentraladministrasjonen ikke kan unntas offentlighet. Det anbefales i den sammenheng at man innfører en ny type notat, e-notat, for korrespondanse mellom disse instansene. Journalføring i tilknytning til fagsystemene Klientpost/pasientpost til journalenheter med meldepliktige personregistre (sosialavdeling og barnevernavdeling) skal av sikkerhetsmessige grunner ikke tas inn i sak- og arkivsystemet, men føres i egne fagsystemer med egen postjournal. Ettersom fagsystemene ikke er Noark-godkjent, må journalføringen føres manuelt i papirjournal. Fagsystemer som ikke behandler dokumenter med spesielt sensitivt innhold, for eksempel Sofie skattesystem, kan journalføres i WebSak. |