|
De fleste instanser i kommunen har en eller flere spesialserier i sitt arkiv. Det kan være regnskapsmateriale, bygningsarkiver, ulike personalarkiver (personal- elev, klient, pasientarkiver), kart- eller tegningsmateriale osv. Disse såkalte objektarkivene skal skilles ut som egne serier og ordnes etter alfabet, nummersystem, gårds- og bruksnummer, adresse etc. Mapper for disse spesialseriene overføres samlet for arkivperiodene til bortsettingsarkivet når de er avsluttet. Elevmapper overføres samlet til bortsettingsarkivet når de er ferdig med grunnskolen. Arkivboksene merkes alfabetisk/fødselsår og tidsrommet elevene har vært i kommunen 10 år etter siste bevegelse i mappen overføres mappa til IKAF. Personalmapper overføres til bortsettingsarkivet når ansettelsesforholdet opphører.I bortsettingsarkivet samles personalmappene alfabetisk i 10 års perioder (eks. sluttet 1990 – 1999) Klientmapper overføres til bortsettingsarkivet når klientforholdet er avsluttet. |