Arkivorganisering

Delegering av arkivansvar

 Ifølge Lov av 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner, paragraf 23, har Kommunedirektøren det overordnede arkivansvar i Sør-Varanger kommune.

 Innholdet i dette arkivansvaret er definert av det regelverk som er fastsatt i gjeldende lover og forskrifter, og retningslinjer gitt med hjemmel i dette lovverket.

Kommunestyret fastsetter de økonomiske rammene for arkivarbeidet i kommunen gjennom sine vedtak.

Arkivansvar er bl.a.:

- fysisk sikring av arkivene

- vedlikehold av arkivsystem

- katalogisering

- tilgjengeliggjøring av arkivene

Arkivleder er arkivfaglig overordnet de arkivansvarlige i etatene og avdelingene, og har følgende oppgaver:

• Føre tilsyn med at etater, avdelinger og institusjoner følger gjeldende lovverk.
• Bistå utarbeidelse av lokalt regelverk der dette må gjøres ifølge forskrifter til Arkivloven.
• Sørge for arkivfaglig opplæring av de ansatte i kommunen.
• Føre tilsyn med at kommunens arkivrom er i forskriftsmessig stand.
• Være kommunens saksbehandler i saker som gjelder eldre arkiv.

Kommunearkivarens oppgaver skal ellers følge det som er fastsatt i forskrift til Arkivloven.

Arkivleder har ansvaret for fjernarkivet og historisk arkiv i Sør-Varanger kommune. I dette arbeidet har arkivlederen følgende oppgaver:

• Føre tilsyn med at det eldre arkivmaterialet i kommunen er forsvarlig oppbevart og sikret.
• Ta imot avleveringer til fjernarkivet.
• Ta imot personregister som er gått ut av aktivt bruk.
• Holde oversikt over arkivmaterialet i fjernarkivet og historisk arkiv.
• Være kommunens saksbehandler i saker som gjelder eldre arkiv. Etatslederne er delegert det administrative ansvaret for de aktive arkivene i sine etater. Ved avlevering til fjernarkivet blir det administrative ansvaret for det avleverte arkivmaterialet overført fra etatsleder til administrasjonssjef.

Enhetsledere/avdelingsledere har arkivansvaret i egne arkivdeler, men er underordnet Arkivlederen og skal se til at en følger de retningslinjer og rutiner som gjelder for arkivarbeidet i Sør-Varanger kommune.