|
| Arkivplanen gir bindende retningslinjer for håndtering av all informasjon og dokumentasjon i Evenes kommune. Arkivloven med forskrifter ligger til grunn for retningslinjene. Arkivplanen skal sikre at Evenes kommune ivaretar arkivansvaret sitt etter arkivlovens § 6: "Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid."
|
| Hovedformålet med arkivplanen er kvalitetssikring av arkiv- og dokumentforvaltningen i kommunen. Det skal sikre innbyggernes krav til offentlighet samt innsyn i forvaltningens saksbehandling.
I tillegg sikres dokumentasjon av juridiske forhold, saksbehandlingsmessige hensyn og kulturhistoriske interesser både for innbyggerne og for kommunen som rettslig organ og virksomhet.
Sekundært formål er å tilgjengeliggjøre informasjonen om rutiner, regler og ordningssystemer i arkivforvaltningen, både som informasjon til innbyggerne og som kunnskapsbase for saksbehandlerne.
|
Arkivplan som plan- og styringsverktøy innen arkivfaget
Formålet med en arkivplan er bedre internkontroll av arkivarbeidet i en offentlig virksomhet. I henhold til arkivforskriften § 4 skal et offentlig organ ha arkivplan som viser hvordan arkivet er organisert, og hva det omfatter. Minstekravet til en arkivplan er at den skal fungere som redskap i internkontroll av arkivarbeidet. I tillegg kan den fungere som brukerhåndbok for både ledelse, arkivarer og saksbehandlere, og som handlingsplan/planleggingsverktøy for dokumentforvaltning i Evenes kommune. Kvalitetssikring og gjenfinning av dokumentasjon står sentralt her. Dette er spesielt viktig i forbindelse med elektronisk arkiv. Formålet med internkontroll er best mulig kvalitetssikring. Arkivplanen skal gi en oversikt over dokumentasjonsprosesser i Evenes kommune i form av målsetning med arkivtjenesten, organisering av arkivarbeidet, rutinebeskrivelser for arkivet, rutiner for saksbehandling, regler for bevaring/kassasjon og innsyn, beskrivelse av gjeldende fagsystemer, administrativ og politisk organisering i kommunen, lov- og regelverk innen arkiv, bestandsoversikt og informasjon om depotet i kommunen.
En arkivplan gir føringer for hvordan dokumentasjon skal forvaltes best mulig i Evenes kommune, slik at denne kan sikres for både nåværende og framtidig bruk. Dette vil bidra til å sikre en dokumentasjonsforvaltning i tråd med lov- og regelverk innen arkiv, arkivfaglige prinsipper og åpenhet innen offentlig forvaltning. Arkivplanen vil være et nyttig styringsverkøty for arkiv og dokumentasjonsforvaltningen i Evenes kommune, og være et viktig bidrag for å videreutvikle arkivtjenesten i kommunen.
Arkivplanen skal spesielt ivareta periodiske oppgaver for arkivet, som igjen omfatter de viktigste hensiktene ved dokumentasjon innen offentlig forvaltning, og knyttet opp mot bevaring av arkiver for framtida. Samtidig skal arkivplanen sørge for at arkiv- og dokumentasjonsforvaltning i Evenes kommune skjer i henhold til lov- og regelverk innen dette fagområdet. Arkivplanen vil i tillegg inneholde avtaler om kjøp av arkivtjenester/fagsystemer. I tillegg er det viktig å se arkivplan i sammenheng med utvikling av prosesser og systemer for oppgaveløsning i Evenes kommune.
Organisering av arbeidet med arkivplan
I forbindelse med arbeidet med ny arkivplan vil Evenes kommune sette ned en styringsgruppe som har ansvaret for dette arbeidet. Styringsgruppa vil bestå av kommunens ledelse gjennom rådmann og administrasjonsleder. I tillegg vil arkivleder være med i denne gruppa. For de ulike enhetene i kommunen vil det opprettes egne ad hoc-grupper hvor arkivleder er representert, i tillegg til saksbehandlere o.a. fra hvert av tjenesteområdene, og evt. IT-personell.
Framdrift styringsgruppe
Styringsgruppa vil møtes regelmessig etter opprettelsen, og vil rapportere etter hvert møte om arbeidet med arkivplanen. Arbeidet vil starte opp i løpet av sommer/høst 2021. Målet er at gruppa skal bli ferdig med arkivplanarbeidet i løpet av 2.halvår 2021.
Historikk fagsystemer Evenes kommune
Acos Websak ble innført i Evenes kommune 1.7.2019. Dette systemet benyttes både til daglig arkivarbeid og saksbehandling innen størstedelen av tjenestene Evenes kommune leverer. ePhorte ble benyttet til elektronisk arkivering og saksbehandling fram til innføringen av Acos WebSak, fra 2005. Forum Winsak ble benyttet fra slutten av 1990-tallet og fram til ePhorte tok over. I tillegg benytter Evenes kommune Visma Omsorg Profil til helse- og omsorgstjenester og Visma Enterprise til diverse økonomiarbeid og lønnsoppgaver. Til historisk byggesaks- og eiendomsarkiv benyttes Braarkiv. Webcruiter benyttes til utlysning/søknader på ledige stillinger i kommunen.
Utfordringer/tiltak rundt arkivarbeid i Evenes kommune
Noen av utfordringene knyttet til arkivet i Evenes kommune er de ulike fagsystemene kommunen bruker. Det gjør det vanskelig å kommunisere og samordne mellom systemene. I tillegg er mye av det historiske, fysiske, arkivet lite systematisert i magasinet. Innenfor plan- og utvikling har interkommunalt samarbeid innenfor deler av tjenesteområdet her over flere år gjort at eventuell manglende journalføring og tilhørende arkivbestand må undersøkes nærmere. Å skaffe oversikt over den totale arkivbestanden til Evenes kommune er også en del av tiltaket for arbeidet med ny arkivplan i kommunen. Størstedelen av de registrerte sakene i Websak mangler dessuten arkivkode, noe som gjør søk etter saker her mer tungvint. I tiden framover vil Evenes kommune se om det er mulig å samordne de ulike fagsystemene, både med tanke på kvalitetssikring/kontroll av informasjon, god dokumentfangst, og at fagsystemene holder god arkivfaglig standard. I tillegg vil nye saker bli påført arkivkode ved opprettelse, for å kunne lette søking etter saker og journalposter. Samtidig vil kommunen vektlegge personvern, blant annet bruk av protokoller i forbindelse med registrering av personopplysninger ved visse saker, f.eks. elevdata, velferdsteknologi osv. Eksisterende rutiner for arkivarbeid vil bli vurdert, og eventuelle nye rutiner vil tas med i arkivplanen. Denne planen vil også omfatte en fullstendig bestandsoversikt for arkivet til Evenes kommune. |
|