Formål og målsettinger for arkivtjenesten

Formål

Formålet med arkivet er å ta vare på og å gjøre tilgjengelig forvatningsmessig dokumentasjon og dokumenter som kan ha verdi for forskning

Arkivtjenestens hovedoppgave og formål er å kvalitetssikre dokumentasjon av virksomheten i kommunen. Arkivansvarlig har ansvar for at postbehandling og arkivering skjer i samsvar med arkivforskrifta og kommunens arkivplan.

Sagt av Riksarkivaren:

"Arkivene dannes først og fremst for at forvaltningen best mulig skal ivareta de oppgaver som politikerne fastlegger. Det er en viktig oppgave å verne om dette behovet i en tid da øyeblikkets nyhetsoppslag lett kan forlede oss til å tro at arkivene først og fremst eksisterer av hensyn til pressen eller gruppers og enkeltpersoners behov."

Fra Riksarkivarens forord til årsmelding fra arkivverket 1996

Desentrale arkivenheter er en del av arkivtjenesten.

Hovedoppgaver

Arkivtjenestens hovedoppgaver er å sikre og kvalitetssikre dokumentasjonen av virksomheten.

Målsettinger

a) Arkivet skal være en oppdatert og tilgjengelig informasjonsbase for kommunal saksbehandling og offentlig innsyn.

b) Alle saksdokumenter skal registreres i kommunens edb-baserte sak-/arkivsystem og arkivlegges i det fysiske arkivet. Materiale som ikke er arkivverdig men inneholder viktig informasjon skal plasseres i kontorbibliotek-/reoler og være lett tilgjengelig.

c) Arkivet skal være godt registrert og sikret mot ulovlig innsyn. Alle arbeidsrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere skal være dokumentert.

d) Arkivet skal sikre god organisering og oppbevaring av dokumentasjon som har forventet forvaltningsmessig, rettslig eller forskningsmessig verdi for samtid og ettertid.

NN kommune vil til enhver tid holde en arkivplan tilpasset kommunens organisasjon for å nå disse målsettingene.