|
Et grunnskolearkiv skal ha følgende arkivserier: Møtebøker inneholder referater (protokoller) fra møter i styre, råd og utvalg. I grunnskolen vil det blant annet gjelde SU, FAU og elevrådet. Referatene må være utformet slik at de inneholder den informasjonen som er nødvendig for å tolke vedtakene som er gjort. Det er ikke tillatt å produsere møtebøker ved å lime inn referater på løse ark i protokoller. Møtebøker i løsbladsystem skal bindes inn på godkjent måte før bortsetting. Postjournalen registrerer inn- og utgående korrespondanse. Postjournal føres av sentralarkivet. Journalen er enten elektronisk. All arkivverdig post skal registreres i journalen. Det gjelder også konfidensielle brev, som merkes U.O, samt arkivverdige brev som lærere sender til foreldre til elevene. Saksarkivet inneholder saker som er behandlet ved skolen, og er ordnet etter arkivnøkkelen som er i bruk i kommunen (K-koder). Saksarkivet er innrettet slik at dokumentene i en sak skal legges i en egen saksmappe, som får påført arkivnummer og sakstittel. Egenproduserte rundskriv blir arkivert i K-kode arkivet (emnet). Elevarkiv inneholder saksdokumenter som er ordnet etter andre systemer enn arkivnøkkelen, f.eks. fødselsdato eller alfabetet. Elevarkiver som inneholder personsensitive opplysninger er underlagt bestemmelsene i Personopplysningsloven. Ved en skole kommer alle elevarkivene inn under denne kategorien. Personalarkivet registreres og arkiveres i ePhorte. |