|
Når en sak er ferdigbehandlet, skal arkivmappen renses, og konsept, kladder, dubletter, arbeidsnotat o.l. skal fjernes fra mappen. Dokumenter som er journalført elektronisk fra arkivet, må skrives ut og legges i saksmappa av saksbehandler. Dette gjelder for eksempel e-post. Saksbehandler er ansvarlig for dette. Når saksmappen er renset og arkivbegrenset, arkivlegges den fysiske arkivmappen i gjeldene oblektarkiv. I det elektroniske arkivet, som tilsvarer skygge/kopi-arkiv der hvor primærarkivet er papirbasert, settes sakene til status F når saken er ferdig. Arkivet har rutiner for å søke opp F-ferdigstilte saker, for så å konvertere dem til PDF/a som er riktig arkivformat og sette status A-avsluttet. Det er kun arkivet som har funsjon for å konvertere dokumenter for så å avslutte saker i EDB sak og arkiv. |