Anbud/Anskaffelse

Rutine for journalføring av anbud

Sakstittel: Anbud - hva anbudet gjelder/hvilke produkter/hvilke tjenester

Sakseier:

Klassering:  FE - 601 /Innkjøpsordning og TI - &01 /Avtale, kontrakt

Tilgangskode: A (Anskaffelse/Innkjøp) der det er aktuelt

Merknad: Etter et saken er registrert og har fått tildelt anbudsnummer skal det opprettes ny sak i ESA. Anbudsnummer kan legges inn i merknadsfeltet under sakstittel.

Aktuelle journalposter (dokumenter):

1. Anbudsbeskrivelse/Utlysning/Anbudsforespørsel/Kunngjøring

U-Utgående brev eller X-notat

Utlysningen importeres og registreres i ESA av saksbehandler. Mellomlagres på disk før den importeres.
Når utlysningen er registrert i anbudsbasen trykker man på "skriv ut" og lagre pdf dokumentet på eget område.
Ny journalpost opprettes, og dokumentet hentes inn ved hjelp av funksjon "tilknytt fil".

V- Vedlegg Konkurransegrunnlag (eventuelt)

2. Korrespondanse med tilbydere/Tilbud

I - Inngående, U-utgående eller X- notat. Vurdere arkivverdighet og om det skal unntas offentlighet. Eventuelt tilgangskode - A (velg riktig hjemmel).

3. Anskaffelsesrapport

N eller X notat. Inneholder grundig begrunnelse

4. Tildelingsbrev med klagefrist

U - Utgående dokument

5. Klagebehandling

Eventuelt I/U

6. Kontrakt

Med vedlegg f.eks. endelig tilbud, referater osv. Skannes og journalføres av Dokumentsenteret. Papirversjonen av signert kontrakt arkiveres ved Dokumentsenteret (kun deler med fysisk signatur).

7. Møtereferat

X-notat

8. Bankgarantier?

9. Endringsmelding

I/U

10. Opsjonsbrev

I/U

Inngående brev skannes og journalføres av dokumentsenteret.

Anbudsdokumenter som er laget i Mercell og blir hentet opp skal mellomlagres på eget området og importeres ved hjelp av funksjon "tilknytt fil" i ESA