|
Alle dokumenter, journaler og lignende registre er åpne for innsyn dersom ikke annet følger av lov eller forskrifter som er hjemlet i lov. Offentlig postliste publiserer hver dag via P360 til kommunens nettside. På postlista publiseres alle inngående og utgående dokumenter (I og U). Gran kommune har ikke fulltekstpublisering av dokumenter. På www.gran.kommune.no/postliste er det informasjon og veiledning om hvordan innbyggerne går fram for å be om innsyn i kommunens dokumenter. Krav om innsyn kommer som regel på bakgrunn av den elektroniske postlista og via et skjema som er en del av den elektroniske løsningen. Når skjemaet sendes fra nettsiden kommer det til kommunetorget@gran.kommune.no. Krav om innsyn kan også komme på telefon, brev, e-post, faks, SMS eller ved personlig frammøte i kommunetorget. Offentlig postliste legges ut hver dag og er grunnlaget for innsyn etter offentlighetsloven § 28. Det er derfor svært viktig at saksbehandlerne ekspederer dokumentene sine i P360 når dokumentet er ferdigstilt.(Se også «Ekspedering av utgående dokumenter») Det er saksbehandler som har vurderingsansvaret i forbindelse med henvendelse om innsyn i dokumenter som er unntatt offentlighet. KRAV OM INNSYN I OFFENTLIGE DOKUMENTER Dersom kravet om innsyn gjelder et offentlig dokument kan kommunetorget på vegne av saksbehandler levere ut kopi av digitalt tilgjengelig dokument. Disse henvendelsene journalføres ikke i P360. Det utleveres bare en kopi/et kopisett. KRAV OM INNSYN I DOKUMENTER UNNTATT OFFENTLIGHET Dokumentsenteret og kommunetorgets oppgaver Når noen ber om innsyn i dokumenter unntatt offentlighet skal kommunetorget videresende henvendelsen til dokumentsenteret for journalføring. Dokumentsenteret skal journalføre innsynskravet i den aktuelle saken i P360. Saksbehandler skal saksbehandle og besvare innsynskravet. Dersom kommunetorget eller andre mottar et innsynskrav i et dokument som er unntatt offentlighet muntlig eller på SMS, må de be om å få innsynskravet skriftlig. Saksbehandlers oppgaver Saksbehandler skal vurdere alle krav om innsyn i dokumenter som er unntatt offentlighet og behandle og besvare dem i P360. Krav om innsyn skal avgjøres uten ugrunnet opphold, snarest mulig etter henvendelsen. Det betyr vanligvis samme dag eller innen 1-3 arbeidsdager. Svaret skal begrunnes med en av de fire standardtekstene som er lagt inn i P360, avhengig av hvilke hjemler i lovverket som begrunner avslag. I standardtekst nr. 4 må saksbehandler selv fylle inn den aktuelle §. 1) delvis avslag med hjemmel i offentleglova § 13 jf. forvaltningsloven § 13 2) fullt avslag med hjemmel i offentleglova § 13 jf. forvaltningsloven § 13 3) ansettelssaker med hjemmel i offentleglova § 25 4) fullt eller delvis avslag med hjemmel i offentleglova §§ 14-26 Merk: Kommer innsynsbegjæringen direkte til saksbehandler plikter hun å videresende kravet om innsyn til dokumentsenteret for journalføring i P360 umiddelbart. OVERSENDELSE AV DOKUMENTER Det er kommunens valg hvordan oversendelse av dokumenter i innsynssaker skal håndteres, enten på papir eller elektronisk. Det overlates til den enkelte enhet i Gran kommune å avgjøre hvordan oversendelse i hver enkelt sak skal skje. En skal normalt ikke gi innsyn i originaldokumenter. Kopiering av dokumenter skal skje vederlagsfritt jfr. Offl. § 8. INNSYN I PERSONOPPLYSNINGER Forespørsel om innsyn i personopplysninger er regulert av personopplysningsloven. Forespørselen skal ikke forvaltes av arkivtjenesten. Det er leder for den aktuelle enheten som skal forvalte innsynet her. Innsynet skal forvaltes i tråd med personopplysningsloven med forskrifter. KLAGEADGANG (Offentleglova § 32) Avslag på innsyn eller manglende svar på innsyn innen fem dager kan påklages til Fylkesmannen. Klagen sendes tjenestevei - altså til kommunen som deretter sender den videre til Fylkesmannen. Klagen journalføres i P360, i den aktuelle saken. Hvis klagen blir tatt til følge blir dokumentet eller dokumentene offentliggjort umiddelbart ved at klager får oversendt alt på e-post. INNSYN I HISTORISK ARKIV 1837-1961 Gran kommunes historiske arkiver er plassert ved Randsfjordmuseene avd. Hadeland Folkemuseum. Dette arkivet er ryddet og ordnet av Oppland fylkesarkiv i 2000. Gran kommune har ansvaret for arkivet og alle henvendelser om innsyn i gammelt arkiv skal skje skriftlig til Gran kommune. Søknaden skal journalføres som inngående dokument i P360 i egen sak. Søknaden skal grunngis om hvorfor det ønskes innsyn. Det skal gis skriftlig svar på om du får innsyn. Det skal sendes kopi til Randsfjordmuseene avd. Hadeland Folkemuseum. Det er en underskrevet avtale med Gran kommune og Randsfjordmuseene avd. Hadeland Folkemuseum om at de kan på vegne av Gran kommune hjelpe til å finne dokumenter. Søknad om innsyn i de historiske arkivene skal gjøres på eget skjema som ligger på Gran kommunes hjemmeside. INNSYN I GRAN KOMMUNES ARKIVER FRA 1962 -1999 – IKA OPPLANDENE Gran kommune har inngått avtale med IKA opplandene (Fylkesarkivet i Oppland) om arkivdepot. Ved innsyn skal alle henvendelser gå gjennom dokumentsenteret. Dokumentsenteret / saksbehandler kontakter IKA Opplandene på e-post; postmottak@oppland.org eller telefon 61 27 18 00. |