|
Materiale som skal avleveres til fjernarkiv og IKAVA, skal være arkivbegrenset, kassasjonsbehandlet, ordnet og listeført. Arkivbegrensning betyr å plukke ut arkivuverdig materiale fra saksmappene som ikke er journalført. Med kassasjon forstår vi at materiale som er journalført og arkivert blir fjernet fra arkivet og makulert. Når arkivsaker kan makuleres, er det fordi vi ikke har bruk for informasjonen, hverken til administrative, rettslige eller historiske formål. I det avleverte materialet skal dessuten binders, stifter, plastomslag og annet overflødig materiale være fjernet. Forskriften med endrede bevarings- og kassasjonsbestemmelser for kommunens arkiver skapt etter 1950 er iverksatt fra 1. februar 2014. Bestemmelsene inngår som kapittel IV og V i forskrift om behandling av offentlige arkiver av 1.12.1999 nr 1566. Det vises også til Riksarkivarens nettside vedrørende bevaring og kassasjon i kommunene. Den nye forskriften inneholder oversikt over hva kommunene som et minimum er lovpålagt å bevare. Dette er et absolutt krav. Den enkelte kommune må selv definere ytterligere bevaring (merbevaring) og hva som eventuelt kan kasseres og til hvilket tidspunkt. Riksarkivaren har utgitt en veileder som skal danne grunnlaget for kommunenes retningslinjer. Lyngdal kommune har pt ikke tatt i bruk kassasjon, men forholder seg til merbevaring. |