Daglig oppfølgingskontroll for arkivpersonell
- Arkivpersonellet søker frem alle journalposter med status F for endelig journalføring. Dokumentstatus settes til J for journalført.
- Arkivpersonellet søker frem alle journalposter med status F og E for endelig journalføring på dokumenttype U og N. Kontroller tilgangskode som er benyttet. Dokumentstatus settes så til J for journalført.
- Arkivpersonellet søker frem alle saker med status R - Reservert sak for å følge opp at saksbehandlere setter sine saker til F, slik at de kan journalføres.
- Arkivpersonellet søker frem alle saker med Avslutt i merknadsfeltet for avslutning av saksmapper.
- Det settes status ”Avslutt sak” når alle dokumenter er konvertert til PDF (arkiv) format og restanser er avkvittert.
Oppfølgingskontroll for saksbehandlere
- Saksbehandlere skal daglig søke frem ”Innboks journalført post”
- Saksbehandlere skal daglig søke frem ”Mine restanser”
- Saksbehandlere skal daglig søke frem ”Forfallsliste”
- OBS-kontroll utføres daglig ved å utføre søket ”Oppfølging av saker” som viser alle saker hvor OBS-dato er overskredet eller overskrides de neste 14 dagene.
Oppfølgingskontroll for ledere
- Virksomhetsledere skal daglig søke frem ”Mottatte journalposter”
- Virksomhetsledere skal daglig søke frem ”Mine restanser”
- Virksomhetsledere skal daglig søke frem ”Forfallsliste”
- OBS-kontroll utføres daglig ved å utføre søket ”Oppfølging av saker” som viser alle saker hvor OBS-dato er overskredet eller overskrides de neste 14 dagene.
- Virksomhetsledere søker daglig frem alle journalposter som er midlertidig journalført og offentlighetsvurderer disse postene. Tilgangskode XX fjernes og statuskode settes til S for ferdig vurdert.
Søkets navn: ” Til offentlighetsvurdering”
- Virksomhetsleder søker daglig frem alle saker med behandling SU og journalstatus F. Ved kontroll ok settes behandlingsstatus til RE og journalstatus G for til godkjenning.
Søkets navn ”Til godkjenning hos leder”
- Rådmannen søker daglig frem alle saker med behandlingsstatus RE og journalstatus G til godkjenning og setter behandlingsstatus KL og journalstatus F.
Søkets navn”For endelig godkjenning” RestansekontrollAlle skal utøve restansekontroll ved daglig å utføre søket ”Mine restanser” I tillegg skal arkivet skrive ut og fordele restanselister fire ganger i året. jfr. Arkivloven med forskrifter § 3-7 Oppfølging av saksbehandlinga Restanselisten skives ut i starten av januar, april, juli og oktober. Før en ansatt slutter plikter denne å kjøre ut sine restanser og informere virksomhetsleder om ubesvarte saksdokumenter. Se egen instruks. Arkivtjenesten kvalitetssikrer avskrivninger ved ferdigstillelsen av utgående brev, ved avslutning av saker og ved utarbeidelse av restanselister. Forfallskontroll Alle har ansvar for å registrere og følge opp eventuell forfallsdato som er angitt av avsender på mottatte dokumenter. Hvis forfallsdato fremgår klart av dokumentet, skal dato registreres av arkivet. (For eksempel høringsdokumenter, stillingssøknader). Saksbehandlere og virksomhetsledere kan selv registrere forfallsdato for å lette oppfølging av behandlingsfrister. Alle plikter selv å utføre søket ”Forfallsliste” som viser alle mottatte journalposter, hvor behandlingsfrist er utløpt eller kommer til å utløpe kommende 14 dager. OBS – kontrollAlle har ansvar for å registrere og følge opp saker som er påført en OBS-dato. OBS-dato kan benyttes når en ønsker at saken skal fremhentes. OBS-kontroll utføres ved å utføre søket ”Oppfølging av saker” som viser alle saker hvor OBS-dato er overskredet eller overskrides de neste 14 dagene. |