Saksbehandling i forvaltningssaker

God forvaltningsskikk

I begrepet god forvaltningsskikk inngår også det å ta hensyn til uskrevne regler om god forvaltningsskikk, som innebærer å gi kommunens innbyggere en bedre behandling enn hva lov og forskrifter direkte krever.

God forvaltningsskikk er også å følge rutinene for behandling av ulike politiske og delegerte saker. På den måten sikrer en forutsigbarhet i forvaltningen, og at alle innbyggere får tilnærmet lik behandling.

Begrepet saksdokument

Offentleglova §4 definerer dokument og saksdokument på følgende måte:

Dokument

«Med dokument er meint ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lytting, framsyning, overføring eller liknande.»

Saksdokument

«Saksdokument for organet er dokument som er komne inn til eller lagde fram for eit organ, eller som organet sjølv har oppretta, og som gjeld ansvarsområdet eller verksemda til organet. Eit dokument er oppretta når det er sendt ut av organet. Dersom dette ikkje skjer, skal dokumentet reknast som oppretta når det er ferdigstilt.»

Begrepet saksdokument vil i hovedsak falle sammen med begrepet arkivdokument for de dokumenter som har direkte tilknytning til saksbehandlingen.

Svarfrist og foreløpig svar

God forvaltningsskikk er å svare på henvendelser uten «ugrunnet opphold». Jf. Fvl § 11 a.

I Rissa kommune bør alle henvendelser besvares skriftlig innen 3 uker. I de tilfeller det er naturlig kan en på telefonhenvendelse gi en muntlig besvarelse.

Svaret skal minimum være i form av et standard svarbrev for foreløpig svar med følgende informasjon:

•  Saksbehandlers navn
•  Saksbehandlers telefonnummer
•  Dato saken forventes ferdigbehandlet
•  Eventuelt hvilket organ som avgjør saken
•  ArkivsaksID (saksnummer)

Blir saken av en eller annen grunn ytterligere utsatt bør det sendes et nytt svarbrev med begrunnelse og nye opplysninger om saksbehandlingstid.

I saker som gjelder enkeltvedtak, skal det gis foreløpig svar etter annet ledd dersom en henvendelse ikke kan besvares i løpet av en måned etter at den er mottatt.

Særlover kan overstyre svarfristen som er beskrevet i dette punktet.

Svar på muntlige henvendelser

Alle eksterne henvendelser som kommer muntlig skal i utgangspunktet anses som en offisiell henvendelse, dersom de ikke utløser en skriftlig henvendelse. Den enkelte saksbehandler skal registrere saksrelaterte opplysninger som en merknad eller et internt notat i gjeldende arkivsak i sak-/arkivsystemet (ePhorte). Innringer skal orienteres om at opplysningene blir notert og eventuelt arkivert.
Hvis opplysningene er viktig for andre parter i saken, skal det lages et eget notat og gjøres kjent for alle saksparter. (forvaltningsloven § 11d)

Veiledningsplikt

Alle som henvender seg til Rissa kommune skal i de saker der dette er naturlig opplyses, om de rettigheter og plikter som er forbundet med henvendelsen. Dersom noen har henvendt seg til kommunen, og dette er urette myndighet, skal vedkommende vises til rett organ. Dersom henvendelsen inneholder feil, misforståelser mv. skal vedkommende få beskjed om dette, og gis mulighet for oppretting.

Informasjonen skal gis uoppfordret av ansvarlig instans i kommunen. Jf. Fvl. § 11.

Taushetsplikt

Enhver som utfører tjeneste eller arbeid for Rissa kommune plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det en i forbindelse med arbeidet får vite om:

1)      noens personlige forhold, eller

2)      tekniske innretninger og framgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår.

Taushetsplikten gjelder også etter avsluttet tjeneste.

Jf. Offl § 13 (innsyn) og Fvl § 13 (taushetsplikt).

Forhåndsvarsling

 Forhåndsvarsling skjer i henhold til forvaltningslovens bestemmelser (§ 16):

«Part som ikke allerede ved søknad eller på annen måte har uttalt seg i saken, skal varsles før vedtak treffes og gis høve til å uttale seg innen en nærmere angitt frist. Dersom en mindreårig over 15 år er part i saken og blir representert av verge, skal dette også gjelde den mindreårige selv. Fristen løper fra den dag varslet er avsendt, når ikke annet uttrykkelig er sagt.

Forhåndsvarslet skal gjøre greie for hva saken gjelder og ellers inneholde det som anses påkrevd for at parten på forsvarlig måte kan vareta sitt tarv. I regelen gis forhåndsvarsel skriftlig. Er det særlig byrdefullt å gi skriftlig underretning, kan underretningen gis muntlig eller på annen måte.
Forhåndsvarsling kan unnlates dersom:
a)  slik varsling ikke er praktisk mulig eller vil medføre fare for at vedtaket ikke kan gjennomføres,
b)  parten ikke har kjent adresse og ettersporing av ham vil kreve mer tid eller arbeid enn rimelig i forhold til partens interesser og til betydningen av varslet,
c)  vedkommende part allerede på annen måte har fått kjennskap til at vedtak skal treffes og har hatt rimelig foranledning og tid til å uttale seg, eller varsel av andre grunner må anses åpenbart unødvendig.»

Utredningsplikt

Forvaltningsorganet skal påse at saken er opplyst så godt som mulig før vedtak treffes. I saksforberedelsen skal parten(e) opplyses om retten til innsyn i sakens dokumenter og hvilke opplysninger som er unntatt fra partsinnsyn. Partene skal også gjøres kjent med opplysninger som kan være av vesentlig betydning for saken, for å kunne uttale seg om disse før vedtak fattes.

Behandling av enkeltvedtak

Enkeltvedtak er «et vedtak som gjelder rettigheter eller plikter til en eller flere bestemte personer eller organisasjoner». (Fvl § 2b).
I Sunndal kommune skal alle parter i en sak hvor det fattes enkeltvedtak, i utgangspunktet varsles om saken, gis visse opplysninger, underrettes skriftlig om vedtak med begrunnelse og gis opplysninger om klageadgang.
Når forholdene gir grunn til det, skal det gis opplysning om rett til å få tilkjent sakskostnader.
Jf. Kapittel V i Forvaltningsloven.

 Inhabilitet ved avgjørelse og vedtak

Forvaltningslovens § 6 (habilitetskrav)

Klageadgang

Saksbehandler er ansvarlig for å sende ut melding til søker om klageadgang, sammen med vedtaket i saken. Enkeltvedtak kan påklages av en part eller annen med rettslig klageinteresse, til det forvaltningsorgan (klageinstansen) som er nærmest overordnet det forvaltningsorgan som har truffet vedtak (underinstans). Klagefristen er 3 uker fra det tidspunkt underretning om vedtaket er kommet frem til vedkommende part. Skjer underretningen ved offentlig kunngjøring, begynner klagefristen å løpe fra første kunngjøringsdag. For den som ikke har skaffet seg underretning om vedtaket, løper fristen fra det tidspunkt han har fått, eller burde ha skaffet seg kjennskap til vedtaket. Jf. fvl § 29.

Inhabilitet i klagesaker

Kommuneloven § 40 pkt. c:

«Ved behandling av klager etter forvaltningsloven § 28 andre ledd er ansatte eller folkevalgte som var med på å treffe det påklagede vedtak, eller som medvirket ved tilretteleggelsen av grunnlaget for dette, inhabile ved klageinstansens behandling av saken og ved tilretteleggelsen av saken for klageinstansen.»

Spørsmål om inhabilitet i en klagesak inntreffer:

• Når tjenestemannen har deltatt i behandling av saken i underinstansen, dette inkluderer også saksforberedelse. En underordnet tjenestemann er også inhabil, men kan delta i saksforberedelse i underinstansen uten å komme i motstrid til habilitetsreglene.
• Når tjenestemann er direkte underordnet en inhabil tjenestemann.
• Hvis administrativ leder er inhabil i saksbehandling av en klagesak, skal saksbehandlingen skje av en tredjepart.

Tjenestemann i klagesaken er inhabil dersom han:

• Kommer inn under noen av kategoriene nevnt i punkt 1.11.

Videre kan det føre til inhabilitet dersom tjenestemannen har deltatt i behandling av saken i underinstansen, jf.  vurderingstemaet i forvaltningsloven § 6 andre ledd.