Ny postrutine - helelektronisk arkiv

Deltaker:

Steg:

Aktivitet:

MOTTAK (Tilbake)

Postbud

1

All post til sentraladministrasjonen, ordfører, kultur,skole og barnehageavdelingen, teknisk avdeling og helse,sosial og Navavdelingen leveres til arkivpersonalet i sentralbordet.

Arkiv

Elektronisk post (e-post) skal gå gjennom et sentralt e-postmottak ( post@boe.kommune.no), slik at sakspost/arkivverdig materiale blir tatt ut på papir og registrert i journalen.

Saksbehandler

Personlig levert post. Dersom saksbehandler mottar sakspost (brev eller e-post) personlig, er det saksbehandlers ansvar at denne blir levert umiddelbart til arkivet for registrering i postjournalen.

Alle

Telefaks. Alle som mottar arkivverdig telefaks er ansvarlig for å bringe denne til arkivet for registrering.

ÅPNING OG SORTERING (Tilbake)

Arkiv

2

Personlig adressert post og personlig adressert e-post, samt post til politiske partier leveres uåpnet direkte til rette vedkommende. Viser det seg å være sakspost, følges retningslinjene som under personlig levert post.

3

All resterende post åpnes. E-post blir åpnet og evt. bekreftet mottatt, det tas ut kopi på papir og arkivkopien følger vanlige rutiner for registrering. Byggeskaer og andre saker som har mange vedlegg, overføres elektronisk til ESA. Der må første side kjøres ut og skannes på nytt, da det ikke går å få de til PDF dokument ved slik overføring.

4

Hastesaker og arkivverdig telefaks kopieres og kopien leveres til rette vedkommende. Originalen registreres og følger vanlig postgang. Saksbehandler kaster kopien når originalen er mottatt.

5

Arkivuverdig post skilles ut og datostemples. Hvis tvil om dokumentene er arkivverdige påføres «vennligst returner til arkivet dersom arkivverdig». Legges ved øvrig post til gjennomsyn.

6

Gradert post som skal beskyttes av sikkerhetsmessige eller andre grunner behandles i henhold til gjeldende retningslinjer for dette, jfr sikkerhetsinstruksen.

7

Feilsendt post returneres eller sendes rette vedkommende.

REGISTRERING OG GJENNOMSYN (Tilbake)

8

Stempler alle papirbaserte dokumenter som skal registreres

9

Dokumentene registreres i journalen med:

• Dato for journalføring
• Saks- og dokumentnr.
• Avsender/mottaker
• Dokumentinnhold
• Brevets dato
• Arkivkode

10

Påfører dokumentene journaldato, arkivkode, saks- og dokumentnummer og saksbehandler i stempelrubrikkene.

Rundskriv som er nødvendige vedlegg i en sak stemples og registreres på vanlig måte.

11

Gjenopptatt sak: Dersom dokumentene tilhører en sak som er avsluttet i inneværende periode endres sakens status fra Avsluttet til Under behandling i elektronisk journal.

12

All innkommen post, leveres til administrativ leder for gjennomsyn.

Leder

13

Påfører dokumentene hjemmel (paragraf) for unntatt offentlighet. Evnt. endre saksbehandler.

14

Etter gjennomsyn leveres posten tilbake til arkivet.

Arkiv

15

Fordeler posten til respektive personer. Endre saksbehandler og evnt. påfører paragraf for unntatt offentlighet.

16

Aviser, tidskrifter, brosjyrer, etc. som ikke er adressert til person, legges på anvist sted til gjennomsyn/sirkulasjon.

17

Tilgangsbegrensning og unntatt offentlighet: Det er leder som har ansvar for å vurdere om et dokument er unntatt offentlighet og hvilke tilgangsbegrensninger de ulike brukergrupper skal ha til dokumentet.

Arkiv

18

Utarbeider offentlig postliste til kommunens informasjonstjeneste og massemedia.

19

Gjenopptatte saker fra siste periode hentes fram fra arkivet. Saksmappen legges ved det nye innkomne brev.

SKANNING (Tilbake) (Nynorsk - skanning avsnittet)

Arkiv

20

Etter at eit dokument er registrert i sak/arkivsystemet kan det knyttes ulike typer elektroniske filer til registreringen. Skanning er den vanlegaste måten å knytte innkomne elektronisk dokument opp mot registreringer i sak/arkivsystemet. Dokumentene i skannebunken er adskilte med strekkodelapp. Hvert skannet dokument knyttes til en journalpost (journalnr.) Etter at registreringen er lagret sjekker en om lagrina har vært vellykket på følgende måte

21

Hent fram aktuell arkivsak.

22

Se om journalposten har form som en link som kan åpnes.

23

Dei dokumenta som er skanna inn i sak/arkivsystemet er nå tilgjengeleg for alle som har tilgang til det.

24

Arkiver dei originale papirdokumenta. Nye dokument i gamlesaker skal leggast i den saksmappa hei høyrer heime. Nye saker må det lagast ny saksmappe til.

Merk 1!
Det er viktig at den elektroniske versjonen av ei sak har det same saksnr. og arkivkode (K-kode) som papirmappa.

Merk 2!
Når kommunen nå har gått over til å skanna innkomne dokument skal saksmappa med dei originale papirdokumenta normalt ikkje lånast ut til saksbehandlarar. Må dei ha innsyn i denne mappa bør det helst skje under oppsyn i det lokalet kor det sentrale saksarkivet vart oppbevart.

25

Utarbeide postlista. En versjon på papir som brukes til kontroll, og en til hjemmesida.

SAKSBEHANDLING/UTGÅENDE KORRESPONDANSE (Tilbake)

Saksbehandler

26

Kontrollerer at riktig saksbehandler, arkivkode og evt. gradering og unntatt offentlighet er ført på dokumentene. Eventuelle endringer meldes arkivet som retter i journalen.

Saksoverføring: Dersom dokumenter overføres til annen saksbehandler skal arkivet ha beskjed og retter dette i journalen.

Saksbehandler er ansvarlig for å skjerme dokument med følsomme opplysninger mot innsyn fra uvedkommende under saksbehandlingsprosessen.

27

Dokument som ikke krever skriftlig svar til arkivet avskrives i ESA (TE = til orientering eller TLF= besvart pr. telefon)

28

Henter fram eksisterende sak ved saksbehandling i elektronisk sak/ arkivsystem.

29

Det er kun arkivet som kan opprette saker i Sak/arkiv-systemet. Arkivet setter på arkivkode, men saksbehandler sjekker om arkivkoden er korrekt.

Dernest registreres utgående dokument i journalen med:

• Dokumentets dato
• Saksbehandler
• Adressat
• Innhold
• Evt. gradering og unntatt offentlighet.

30

Ferdigstiller dokument. Ved elektronisk registrering endres dokumentstatus i journalen til F (ferdig fra saksbehandler).

31

Leverer dokument som skal underskrives av andre til underskriver.

32

Leverer 2 kopier av utgående brev til arkiv. Etter 01.01.12 skal arkivet ikke ha kopier

33

Legger originalen i konvolutt til frankering i egen hylle for utpost.

34

Rensing: Det er saksbehandlers ansvar at saksmappen er renset for binders, kladdenotater og annet arkivuverdig materiale. Og mappens dokumenter skal ligge etter dokumentnummer, (1 nederst).

35

Saker skal returneres til arkivet umiddelbart etter ferdigbehandling. Etter 01.01.12 skal ikke arkivet motta saksmapper i papir lengre.

UTLÅN FRA PAPIRBASERT ARKIV (Tilbake)

Arkiv

36

Betjener arkivet og erstatter utlånt saksmappe med riktig utfylt utlånskort, (husk: år/dokumentnummer).

Bare/kun saksmapper og ikke enkeltdokument lånes ut.

Saksbehandler

37

Leverer utlånt saksmappe tilbake til arkivet snarest mulig etter ferdigbehandling. Sakens dokumenter skal holdes samlet og utlånt saksmappe må aldri deles. Sammenblanding av materiale i utlånte saker skal ikke forekomme.

Dersom utlånte saksdokument overdras til andre skal arkivet varsles og registrere dette.

ARKIVLEGGING (Tilbake)

Arkiv

38

Oppdaterer journalen.

Avskriving: Alle inngående brev skal avskrives med opplysninger om når og hvordan behandlingen har skjedd.

Saker avskrives ved at sakens status settes til A (saken avsluttet).

Alle/Arkiv

39

Kopibok: Setter en gjenpart av utgående brev i kronologisk orden (etter dato) i kopibok. Kopibøker er unntatt offentlighet og skal bindes inn ved bortsetting.

Etter 01.01.2012 skal det ikke lages kopibøker.

40

Kontrollerer ferdigbehandlet saksmappe og fjerner overflødige kopier.

Ved elektronisk journalføring kontrolleres det med journalen at sakens dokumenter stemmer overens med registreringene.

JOURNALUTSKRIFTER OG RESTANSELISTER (Tilbake)

41

Offentlig journal blir lagt ut på kommunens nettportal.

47

Restanselister på hver saksbehandler tas jevnlig ut, (min. en gang pr. kvartal). Listene sendes saksbehandler til oppfølging. (Sendes også rådmann til informasjon.)