Fortløpande og periodisk kvalitetskontroll

Intern sone - Sakssystem

Reservasjonskontroll

Arkivtenesta v/ Dokumentsenteret arbeider dagleg og fortløpande med oppfølging og kontroll i sakssystemet Elements frå Sikri frå 20.11.2023. (Acos Websak frå 01.01.2020-20.11.2023.)

Dagleg drift - Kontroll - inneheld følgjande oppgåver;

• SvarInn fordelingssak
• Post - Journalføring av utgåande
• Post - Journalføring av inngåande
• Post - Journalføring av notat
• Post - Omfordeling (retur til arkiv)
• Post - Ufordelte journalpostar (som skal fordelast "ute")
• Saker - Til omfordeling
• Saker - Som skal avsluttast (F)
• Saker - Til kontroll (R)

• Offentleg journal - kontroll
• Samlesak for "villfarne" signeringsoppdrag
• Samlesak for innsynskrav
• Digitale skjema fordelingssak
• eSignering - sendt til signering feila (systemansvarleg)
• Digital sending - ekspedering feila (systemansvarleg)
• Overføring feila (systemansvarleg)

Saker og dokument som er oppretta men som er tomme/ ikkje tatt i bruk vert sett til utgår. Journalpostar som klart er feilregistrert kan få status utgår, og blir då fjerna frå sak,- men skal skje i samarbeid med saksbehandlar. 

Forfallskontroll

Sakshandsamar er sjølv ansvarleg for å følgje opp og halde sakshandsamingsfristar. 

Restanselister/restansekontroll

Arkivtenesta v/ fagansvarleg for dokumentasjonsforvaltning og arkiv (eller andre som får delegert oppgåva) skal i samarbeid med aktuell leiar ta ut rapport over saker pr. avdeling som ikkje er ferdighandsama/avskrivne. Avdelingsleiar er ansvarleg saman med sakshandsamar for restansar i sakene i avdelinga.

Avdelingsleiar eller andre med tilsvarande mynde har ansvar for at det i god tid på førehand vert teke ut restanseliste for sakshandsamar som skal slutte. Leiar skal syte for at eventuelle restansar vert avskrivne og at det blir sendt melding om "Arkivsak til avslutning" på dei sakene som er ferdig behandla.

Altinn:
Dokumentsenteret v/ Intern sone har ansvar for kontroll i Altinn kvar dag, for å vidaresende eller ta ut og levere til Sikker sone, post som skal journalførast i andre fagsystem enn sakssystemet.

eSignering og SvarUt - ekspedering feilet

Feil ved sending via SvarUt eller via eSignering vert fanga opp i søk. Saksbehandlar er ansvarleg for å følgje opp eigne dokument som har feila. Systemansvarleg tar kontakt med sakshandsamar for oppfølging og avklaring/retting av feil, dersom feil ikkje blir følgd opp. 

SVARINN - feil med mottak

Feil ved mottak via SvarInn vert meld til post@alver.kommune.no og fortløpande følgd opp av systemansvarleg i samarbeid med It-rådgjevar, Iktnh og ev KS SvarUt forvaltning. 

Sikker sone - Fagsystem

Fagsystem har "huskelister" for dagleg kontroll av post, status og oppgåver i eige system, og skal følgjast opp av leiar, sakshandsamar og/eller merkantilt personale i fagavdelinga.

For fagsystem med SvarUt vert feilmeldingar i SvarUt meldt og følgd opp av systemansvarleg for fagsystemet.
For fagsystem med SvarInn vert feilmeldingar i SvarInn meldt og følgd opp av fagansvarleg for dokumentasjonsforvaltning og arkiv, i samarbeid med fagområde, It-rådgjevar, Iktnh og ev KS SvarUt forvaltning. 

Fagansvarleg for dokumentasjonsforvaltning og arkiv har ansvar for kontroll av arkivkjernen VSA/VFA knytt til alle fagsystem og melder aktuelt fagområde om manglande arkivering av dokumentasjon 1 gong pr. halvår. Kvart fagområde har sjølv ansvar for oppfølging av arkivfaglege rutinar knytt til eige fagsystem.