|
Fagansvarlige for arkiv skal rettlede og føre tilsyn med arkivdanning og arkivoppbevaring i kommunen. Fagansvaret for arkiv er fordelt på to stillinger; arkivleder og fagansvarlig IT-arkiv. Arkivleder har rett og plikt til å:
- Rapportere til seksjonsleder og foreslå tiltak som skal heve kvaliteten på arkivarbeidet.
- Uttale seg om arkivmessige konsekvenser av planlagte omorganiseringer i kommunen.
- Bidra til at korrekt dokumentasjonsforvaltning innarbeides som en kultur i kommunen. Herunder holde kurs, opplæring og veiledning.
- Påse at arkivarbeidet skjer i samsvar med arkivplanen.
- Kontrollere at arkivene i kommunen er forsvarlig oppbevart og sikret.
- Ta ansvar for arkivplanen, arkivrutiner og kvalitetssikring av kommunale arkiv.
- Være overordnet kontaktperson med interkommunalt arkiv (IKA Kongsberg).
- Sikre helhetlig forvaltning av kommunens arkiver, innebefattet ansvar for bortsettingsarkiv og depot.
- Påpeke mangler og ta disse opp med lederne på de ulike enhetene.
Fagleder IT-arkiv har rett og plikt til å:
- Rapportere til seksjonsleder og foreslå tiltak som skal heve kvaliteten på arkivarbeidet.
- Bli tatt med på råd når kommunen skal velge nye elektroniske sak-/arkivsystem og fagsystem.
- Delta i digitaliseringsprosjekter og anskaffelse av nye systemer.
- Ivareta systemansvar for frittstående arkivkjerne.
- Konfigurere og tilrettelegge for bruk av nasjonale felleskomponenter i henhold til ansvarsmatrise.
- Delta i integrasjonsarbeid, og godkjenne alle integrasjoner før produksjonssetting.
- Bidra til god oversikt over elektroniske systemer i arkivplanen.
- Systemansvar for sak-arkivsystemet - hovedansvaret for opprettelse av brukere og tildeling av rettigheter ligger også her, men ansvaret deles med arkivleder
- Ta ansvar for deponering av kommunens fagsystemer - herunder inngåelse av avtaler, innhenting av nødvendig dokumentasjon og praktisk arbeid rundt deponeringsprosessen og kontakt med depot. (systemansvarlig har ansvar for å melde inn til fagleder for IT-arkiv når et system tas ut av bruk)
Fagansvarlige arkiv skal også legge vekt på disse oppgavene:
- Holde seg oppdatert innen faglig og teknologisk utviklingen på arkivsektoren, og om endringer i lov og regelverk for offentlige arkiv.
- Gi faglig veiledning til arkivpersonalet og sørge for at arkivmedarbeiderne får tilbud om å utvikle sin faglige kompetanse.
|
|