|
Systemansvarlige har følgende ansvar når det gjelder oppfølging og dokumentering av eget system: - Sørge for at det finnes oppdaterte skriftlige instrukser og rutiner. Herunder:
- Rutiner for daglig bruk
- Tilgangsstyring
- Rettigheter
- Ansvarsbeskrivelser
- Oversikt over hva systemet brukes til
- I tillegg er det viktig at systemansvarlig:
- Dokumenterer anskaffelsen av systemet i sak/arkivsystem
- Inngår og arkiverer databehandleravtale med leverandør
- Dokumentsenteret har ansvaret for å sammenstille mye av denne informasjonen i en overordnet systemoversikt, og i arkivplanen, men hver enkelt systemansvarlig har ansvar for å sørge for at denne informasjonen er tilgjengelig og skriftliggjort. - Systemansvarlig må melde fra til digitaliseringsrådgiver for kommunalområdet/fagleder IT-arkiv ved endringer - Når systemet tas ut av bruk må fagleder for IT-arkiv informeres For utfyllende informasjon se: Veileder for systemoversikt med beskrivelser og Veileder for dokumentasjonskrav for fullelektroniske arkivsystemer Disse veilederne gjelder ikke bare rene arkivsystemer, men også fagsystemer som inneholder arkivverdig eller journalføringspliktig informasjon. |