|
Ledere har ansvar for:
- daglig å sjekke ufordelte inngående dokumenter eller notater til enheten. Registrere på aktuell saksbehandler. (Dersom dokumentet skal overføres til en saksbehandler på et annet fagområde, kontaktes arkivtjenesten for å gjøre dette).
- jevnlig å sjekke de andre ledersøkene: restanser for enheten, oppfølging av politiske vedtak, evt. post til/fra enheten.
- at medarbeiderne (og leder) følger de rutiner som til enhver tid gjelder for arkivarbeid og saksbehandling i enheten.
- å gi melding til systemansvarlig i så god tid som mulig dersom enheten får nye saksbehandere: navn, tittel, tlf.nr., nødvendige tilganger i ePhorte.
- å sørge for at nyansatte får nødvendig opplæring i ePhorte, samt kjennskap til arkivplanen, av enhetens superbruker(e)
- å gi melding til systemansvarlig når en medarbeider slutter eller skifter ansvarsområde (tilganger), tittel/telefon osv.
- at den som skal slutte i enheten ferdigmelder sine arkivsaker, evt. overfører sakene til en annen medarbeider. Når en ansatt har sluttet i stillingen skal det ikke være restanser, konsepter eller annet uavsluttet der vedk. står som saksansvarlig eller saksbehandler.
- Leder må forsikre seg om at medarbeideren ikke har liggende papirdokumenter som skulle vært registrert og lagret i ePhorte.
|
|