|
Arkivtjenesten har ansvaret for å kvalitetssikre alle registreringer som blir gjort i journalen, herunder kvalitetssikring av arkivfunksjoner som er utført at saksbehandlere og ledere.
Kvalitetskontroll av ferdigstilte dokumenter/notater:
Dette gjøres snarest mulig etter at et brev eller notat er ferdigstilt eller at en inngående e-post er blir registrert. Kvalitetssikringen går ut på å sjekke spesielt følgende poster:
- at offentlighetsvurdering er gjennomført (evt. riktig tilgangskode og hjemmel)
- nødvendig skjerming av avsender/mottaker og navn/innhold i tittel
- tittel i journalpost: skal være dekkende og fullstendig (godt søkbar i ettertid), forkortelser skal unngås, evt. ordfeil eller feil i tegnsetting
- at journalposten er knyttet til rett sak
- at journalposten ligger fulltekstlagret i sak-/arkivsystemet
Kvalitetskontroll av reserverte arkivsaker:
- Ved ny sak: sjekk om det faktisk var nødvendig å opprette ny sak; om saken finnes fra før
- at arkivkode (klassering), arkivdel og journalpost er riktig, herunder skjerming av arkivkode dersom personnr er benyttet
- tittel i arkivsaken skal være dekkende og fullstendig (godt søkbar i ettertid), forkortelser skal unngås, evt. ordfeil eller feil i tegnsetting må rettes
- at offentlighetsvurdering er gjennomført, evt. riktig hjemmel og tilgangskode
Kvalitetskontroll av inngående post: Den som åpner posten har plikt til å påse at forsendelsen er fullstendig, med alle vedlegg og at forsendelsen er uskadd. Det må kontrolleres at alle ark tas ut av konvoluttene. Uregelmessigheter noteres på skrivet, og avsender skal underrettes. Arkivtjenesten registrerer den innkomne posten i sak-/arkivsystemet og kontrollerer følgende:
Kvalitetskontroll av ferdigmeldte arkivsaker:
- sjekk at alle journalposter er journalført; ligger det journalposter som ikke er ferdigstilt - gi tilbakemelding til saksbehandler om å gjøre dette
- sjekk at det ikke ligger restanser på journalpostene - ved avvik, gi tiltbakemelding til saksbehandler om å avskrive
- sjekk alle dokumenter; åpne dem og sjekk innholdet. Det skal ligge fullstendige dokumenter der. "Tomme" dokumenter slettes. Dersom dokumentet ikke kan åpnes (er sjekket ut, e.a.), kontakt saksbehandler, evt. IT-avd. Saken kan ikke avsluttes før dette er rettet opp.
- Sjekk også evt. vedlegg på samme måte.
- Sjekk registreringen på arkivsaken: Se "Kvalitetskontroll av reserverte arkivsaker" ovenfor.
- Sjekk evt. saksfremlegg/politisk behandling: her skal det alltid ligge en journalpost med partsbrev. Saken kan ikke avsluttes før dette er gjort.
Kontroll av postlisten (offentlig journal): Arkivtjenesten har ansvar for å kvalitetssikre felles offentlig journal for hele kommunen. Offentlig journal sjekkes på slutten av hver arbeidsdag etter at dagens journalføring er ferdig. Samme sjekk som ved journalføring av dokumenter/reserverte arkivsaker. Postlisten legges automatisk ut via publikumsmodulen på internett/hjemmesiden hver kveld. Kontroll med konsepter Kontroll uavslutta arkivsaker Kontroll med restanser |