|
All post adressert til Namdalseid kommune skal sendes til Fellestjenesten (arkivtjenesten), sorteres og åpnes der. Med post menes dokumenter uavhengig av forsendelsesmåte (brevpost, e-post, telefaks, elektroniske skjema, SMS og andre elektroniske medier, lydbånd, videobånd, mikrofilm, database, foto osv.). I arkivlovens forstand er dokumentbegrepet å forstå slik: "en logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lytting, framvisning eller overføring." Dokumentbegrepet er tilpasset moderne medier og teknologi og omfatter alle typer informasjon - også informasjonstyper som vi vanligvis ikke omtaler som dokumenter. Den som åpner posten har plikt til å påse at forsendelsen er fullstendig, med alle vedlegg, og at forsendelsen er uskadd. Det må kontrolleres at alle ark tas ut av konvoluttene. Uregelmessigheter noteres på skrivet, og avsender skal underrettes. Arkivtjenesten skiller ut post som ikke er arkivverdig og distribuerer dette direkte ut til enhetene. Som ikke arkivverdig post regnes trykksaker, aviser, tidsskrifter, reklame, kurstilbud, rundskriv, årsmeldinger og rapporter fra andre offentlige institusjoner, utskrifter/kopier fra andre organer og annet mangfoldiggjort materiale. Post ang. byggesaker, delingssaker og plansaker videresendes arkivtjenesten ved teknisk sektor for skanning og journalføring der. Post som skal registreres i fagsystem (klientsaker) sendes de respektive enhetene som er ansvarlig for journalføring av slik post. Post til fakturamottaket og skatteoppkreveren videresendes uåpnet. De er selv ansvarlige for å returnere journalverdig post. Se link til dokumenter som er arkivverdige, men ikke skal journalføres i sak-/arkivsystem.Timelister, lønnsmeldinger, syke- og egenmeldinger og lignende videresendes lønns-/regnskapsavdelingen uten journalføring. Slike dokumenter registreres i kommunens lønns- og regnskapssystemer. Brev til politikere (unntatt ordfører) skal omadresseres og sendes til vedkommende snarest. Post adressert til en privatperson (brev der personnavnet er nevnt før navnet på kommunen), skal leveres adressaten uåpnet, med mindre kommunen har inngått avtale med adressaten om at arkivtjenesten kan åpne slik post. Dersom brevet viser seg å være et saksdokument for kommunen, skal det straks returneres til arkivtjenesten og behandles som post til kommunen. Brev adressert med kommunens navn først v/NN – er å betrakte som post til kommunen og skal følgelig åpnes og vurderes journalført. Arkivverdig post ( post som er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som senere dokumentasjon) som er levert direkte til saksbehandler, skal snarest leveres tilbake til arkivtjenesten for skanning og journalføring. Telefaks og e-post skal behandles som vanlig post. SMS: behandles som vanlig post (se ovenfor). Arkivverdig SMS som saksbehandler mottar, kan enklest videresendes til egen e-post eller til postmottaket for import til sak-/arkivsystemet. Fortrolige dokumenter behandles i samsvar med gjeldende lover og forskrifter og unntas offentlighet. Arkivtjenesten skal ved behandling av fortrolig post sørge for at uvedkommende ikke får tilgang til dokumentene. Rekommandert post til kommunen skal mottas og åpnes av arkivtjenesten ved Fellestjenesten. Anbud og tilbud: Brev merket ”anbud”, "tilbud" skal sendes/leveres til Fellestjenesten. Arkivtjenesten påfører signatur, dato og klokkeslett for mottak og sender brevet uåpnet til saksbehandler. Saksbehandler skal returnere dokumentene til arkivtjenesten for journalføring straks etter at anbudsfristen er gått ut eller etter anbudsåpning. Elektroniske søknader: Se eget dokument Rundskriv: I utgangspunktet skal rundskriv behandles som ikke arkivverdig post, men dersom rundskrivet fører til saksbehandling eller har dokumentasjonsverdi i en eller flere saker, så skal rundskrivet skannes og journalføres av arkivtjenesten. Kun 1. side skannes og det oppgis link til adressen hvor hele rundskrivet finnes. Møteinnkallinger, -referater og –protokoller: Møtedokumenter fra eksterne styrer, råd og utvalg skal ikke journalføres, men datostemples og legges til mottaker. Med eksterne utvalg menes politisk- og administrativt oppnevnte utvalg hvor Namsos kommune ikke har sekretariatsansvaret. Møteinnkallinger og –referat fra administrative utvalg, journalføres kun av avsender. Stempling: Innkommet papirpost stemples med mottatt-dato før den skannes. |