|
Rutinen gjelder for: Alle avdelingsledere i kommunen. Rutinen gjelder ved: Anskaffelse av elektroniske systemer, med eller uten tilhørende papirarkiv. Rutinens formål: Sikre at det arkivfaglige blir ivaretatt ved anskaffelse av nye elektroniske systemer slik at arkivverdige opplysninger ikke går tap. Rutinen har også til formål å påse at gjeldende lovverk og krav til systemer blir etterfulgt. Den skal også sikre en oppdatert arkivplan for kommunen. I prosesser der det skal velges leverandør av elektroniske systemer, skal kommunens representant rådføre seg med IT-tjenesten og arkivtjenesten, slik at det arkivfaglige blir ivaretatt i valg av produkt og leverandør. IKA Trøndelag IKS kan også rådføres da de har nødvendig kompetanse for slike prosesser. Sammen foretas disse vurderinger, om:
- Løsningen kan løses i allerede eksisterende system (arkivkjerne).
- Systemet har integreringsløsninger til arkivkjerne.
- Innholdet i ønsket system skal bevares for ettertiden, og om systemet oppfyller lovverk og regelverk rundt dette.
- Krav som skal stilles til leverandøren før kjøp av systemet.
- Systemet tilfredsstiller krav mot IT-sikkerhet og personvernhensyn.
- Løsningen samsvarer med gjeldende IKT-plattformer.
- Kostnad tas med berørte avdelingsledere/enhetsledere.
Kommunedirektørens ansvar: Samhandlingen om innføring av system må gå mellom ledere, IT-tjenesten og arkivleder. Det gir gode muligheter for internkontroll da kommunen er avhengig av arkivfaglig vurdering ved innføring av nye system. Vi har krav om å lage en langtidsplan for bevaring av systemene, og må ha på plass mye informasjon. Se veileder hos Arkivverket: Veileder for systemoversikt med beskrivelser - Arkivverket. Denne informasjonen må hentes inn gjennom innføringsprosessen. Kommunedirektøren skal derfor sørge for at systemer for internkontroll er etablert, og at verktøy er tilgjengelig. Avdelingsledere/enhetsledere sitt ansvar:
- Sørge for å orientere IT-tjenesten og arkivleder om nye system som vurderes innført. Dette skal skje i en tidlig fase ved at IT-tjenesten og arkivleder blir orientert når kartlegging av behov gjennomføres. Da får kommunen tidlig kartlagt om systemet har bevaringsverdig informasjon og om systemet tilfredsstiller krav og gjeldene lovverk.
- Sørge for at IT-tjenesten og arkivleder meldes inn i prosjektgruppe for innføring av system.
- IT-tjenesten og arkivleder skal orienteres når beslutning er fattet.
Arkivleders rolle:
- Arkivleder skal bistå med arkivfaglige råd, og delta i prosjektgruppe ved innføring av system med bevaringsverdig informasjon.
- Arkivtjenesten registrerer systemet i arkivplanen i oversikt over elektroniske system
- Dette gjelder alle system som inneholder bevaringsverdig informasjon. Det er viktig å presisere at det ikke bare gjelder system som har postjournal eller arkivkjerne.
- Arkivleder, i samråd med IT-tjenesten og avdelingsleder/enhetsleder, vurderer systemets krav til langtidsbevaring (type uttrekk), og oppdaterer evt. planen om langtidsvurdering.
|