|
Rutinen gjelder for: Alle avdelingsledere (eller ansvarlige i avdelingen) i kommunen. Rutinen gjelder ved: Avslutning av elektroniske system, med eller uten tilhørende papirarkiv. Rutinens formål: Sørge for at elektroniske arkivverdige opplysninger sikres før systemet avsluttes eller erstattes. Rutinen skal sikre at gjeldende lovverk blir etterfulgt. Den skal også sikre at kommunens arkivplan er oppdatert og oversikten over aktive og utgåtte elektroniske systemer er ajour. Både arkivet og IT-tjenesten skal delta i planleggingen av avslutning, eller overgang til, nytt system. En melding skal derfor sendes til arkivet og IT-tjenesten i god tid før et elektronisk system avsluttes. Ingen systemer skal bli avsluttet før arkivet og IT-tjenesten har gitt beskjed om det. Arkivet skal etterprøve systemet i henhold til kommunens gjeldende lovverk for bevaring og kassasjon. I tilfeller hvor systemet inneholder materiale som er bevaringsverdig, skal arkivet kontakte IKA Trøndelag IKS for rådgivning og digital deponering. Selve deponeringen foregår i samarbeid med IT-tjenesten og avdelingsleder. Arkivet skal få kopi av korrespondansen mht. når deponeringen er fullført. |