|
Operativt og faglig ansvar Kommunedirektøren i Herøy kommune har delegert det operative og faglige lederansvaret for arkivpersonalet og arkivtjenesten i kommunen til arkivleder (administrasjonskonsulent). Dette er nedfelt i delegeringsreglementet. Delegasjon: Arkivleder har fullmakt til å føre tilsyn med arkivdanningen og arkivarbeidet i kommunen. Arkivleder har dermed fullmakt til og skal også :
- tas med på råd når kommunen skal ansette medarbeidere i arkivtjenesten og gi nyansatte nødvendig opplæring.
- tas med på råd når kommunen skal velge elektroniske sak-/arkivsystem og fagsystemer, og ved innkjøp av arkivmateriell, papir og skriveredskap.
- være representert i utvalg som behandler saker av betydning for kommunens dokumenttjeneste og arkivvirksomhet, og skal avgi uttalelser i saker som angår arbeidsområdet.
- konsulteres og få uttale seg om de arkivmessige konsekvensene av organisasjonsmessige endringer i kommunen.
- være kontaktperson til Kommunalt oppgavefellesskap Arkiv Nordland (KOAN) og utad i saker som gjelder arkivvirksomheten.
- er Herøy kommunes representant til representantskapet i KOAN Arkiv i Nordland.
Arkivleder rapporterer til Stab og HR-sjefen. Arkivleders ansvar for - utførelse av oppgavene er å:
- utarbeide virksomhetsplaner for arkivtjenesten.
- gi rettledning og føre tilsyn med arkivdanning og arkivoppbevaring i kommunen.
- holde seg oppdatert om den faglige og teknologiske utviklingen på arkivsektoren, og om endringer i lover og regelverk for offentlige arkiver.
- gi faglig veiledning til arkivpersonalet og sørge for at arkivmedarbeiderne får tilbud om å utvikle sin faglige kompetanse og holde seg oppdatert om den faglige utviklingen.
- sørge for at det utarbeides reglementer og instrukser for arbeidsområdene.
- kontroll og oppfølging er å:
- ta initiativ til utarbeiding, oppdatering/endringer av arkivplanen.
- føre tilsyn med at arkivarbeidet skjer i samsvar med reglene i arkivplanen.
- føre kontroll med at arkivene i kommunen er forsvarlig oppbevart og sikret.
- rapportere til ledelsen i kommunen om virksomheten til arkivtjenesten og legge fram forslag om tiltak som skal heve kvaliteten på arkivarbeidet.
|