Formål med arkivplanen

Om arkivplanen ved  St. Olavs hospital

Arkivplanen skal bidra til at St. Olavs hospital ivaretar arkivansvaret sitt etter arkivlovas § 6 hvor det heter: "Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid."

I arkivforskrifta § 4. Arkivplan og internkontroll. "Alle offentlege organ skal til kvar tid ha ein ajourført arkivplan som viser kva arkivet omfattar og korleis det er organisert. Arkivplanen skal også vise kva slags instruksar, reglar, planar mv. som gjeld for arkivarbeidet.

Den øvste leiinga i organet må sjå til at arkivarbeidet blir omfatta av organets internkontroll. I kommunar og fylkeskommunar er dette ein del av det ansvaret som er lagt til administrasjonssjefen etter kommunelova § 23 nr. 2 andre punktum eller kommuneråd eller fylkesråd etter kommunelova § 20 nr. 2 andre punktum".

Retningslinjene i arkivplanen bidrar til at de ansatte har tilstrekkelige kunnskaper/ferdigheter for å sikre arkivinformasjon.

Oppdatering av arkivplanen

Oppdatering av arkivplanen skal skje kontinuerlig, minst en gang i året, og ved endringer som:

• omfattende omorganisering av virksomheten
• at det blir opprettet og tatt i bruk nye fagsystem
• vesentlige endringer i virksomhetens oppgaver og ansvarsområde
• endringer som påvirker arkivplanen
• tiltak etter risikovurderinger og internkontroll

Dokumentasjonsbehandlingen i andre fagsystem som elektronisk pasientjournal, laboratoriefagsystem, bildelagringssystem osv omfattes ikke av denne arkivplanen.

Det viktigste lovverket som ligger til grunn for arkivplanarbeidet er:

• Arkivlova med forskrifter, Forvaltningsloven med forskrift og Offentleglova med forskrift. Det vil i tillegg være annet relevant regelverk som ligger til grunn for retningslinjene; Personopplysningsloven § 1 og EUs personvernforordning (2016/679) art. 4, 5 og 32-34.