|
Alt arkivverdig materiale skal lagres i elektronisk form. Papiroriginalen tas vare på i 3 måneder før makulering. Avtaler og kontrakter med håndskrevet underskrift,
som inngås i helseforetaket, skal oppbevares i papirform ved sakarkivet etter at de er skannet inn i Elements først.
Papirbasert post som gir grunnlag for saksbehandling skal stemples med et journalstempel slik at nødvendige journalopplysninger kan påføres det enkelte dokument.
Opplysningene identifiserer dokumentet og knytter det til saken. Det er ingen regel for hvordan slike stempel skal se ut, men journalstempel som brukes i det offentlige
skal som minimum inneholde rubrikker for:
● virksomhetens navn (dokumenteier)
● saksnummer
● dato for mottak av dokumentet
● arkivkode Arkivuverdig post skilles ut. Hvis tvil om dokumentene er arkivverdige påføres stempel "Vennligst returner til sakarkivet dersom arkivverdig".
Det skal alltid vurderes om mottatt dokument inngår i en eksisterende sak. Hvis ja, benyttes eksisterende saksnummer.
Dersom saken er avsluttet, gjenåpnes saken.
Hvis dokumentet ikke inngår i eksisterende sak, opprettes ny sak i Elements.
Skanning skjer som bunkeskanning med ulike forsideark med strekkoder for hoveddokument og vedlegg. Dokumentene importeres til Importsentralen i Elements og registreres derfra. (Dokumenter kan
også skannes til Importsentralen og lagres på sikkert, lokalt filområde for tilknytning som f.eks. vedlegg til eksisterende journalpost.) Dokumentene fordeles i henhold til dokumentguiden. Det er de ulike klinikkene som har gitt føringene på saksfordelingene. Registrering av gamle saksdokumenter (fra forrige arkivperiode):
- lag ny sak i Elements og etter sakstittel skriver vi "Etterregistrering fra år xxxx"
- finnes det en gammel sak (i forrige arkivperiode), så legg en referanse til saksnummer
- skann inn dokumentene
- avslutt saken
|