Sentralarkivet er fysisk plassert i arkivlokale i underetasje til arkivtjenesten.

Sentralarkivet består av:

DAGLIGARKIV:

Saksarkiv: Blandingsarkiv papir og elektronisk

Fullelektroniske arkivdeler som bunkearkiveres i sentralarkivet: Byggsak07, Plansak07, Lan07, Lokal godkjenning, Flykt.

Fullelektroniske arkivdeler hvor fagområdet beholder papirdokumentene selv: Delsak07, Reginn (regional innkjøpsenhet)

BORTSETTINGSARKIV:

Saksarkiv fra tidligere etater.

Politiske møtedokumenter - plasseres i bortsettingsarkiv hvert år

Byggesaksarkiv - arkivdel (papir) frem til 2007

EGET ARKIVDEPOT:

Omsorgssentrene:

Papirjournaler ved mors oppbevares på det enkelte omsorgssenter i 10 år før det avleveres til kommunens arkivdepot. Journalene er pakket i arkivbokser merket alfabetisk på etternavn og år. Journalene oppbevares hos kommunen i 10 år før videre deponering til Fylkesarkivet (IKA-opplandene).

Skolene:

Skolene avleverer elevmapper, klasselister, karakterprotokoller til kommunens arkivdepot 10 år etter eleven har avsluttet grunnskolen. Ved dårlig plass på skolen eller uegnede arkivlokaler avleveres det tidligere. Pakkes i bokser merket med navn på skole, fødselsår og skoleår. Oppbevares hos kommunen i 10 år før videre deponering til Fylkesarkivet (IKA-opplandene).

Personalarkiv:

Avsluttede personalmapper avleveres fra personalarkivet til kommunens arkivdepot etter 10 år. Mappene er merket alfabetisk etter etternavn og med årstall. Deponeres til Fylkesarkivet (IKA-opplandene) etter 10 år.

Fengselshelsetjenesten:

Fengselshelsetjenesten avleverer pasientjournaler etter 10 år til kommunens arkivdepot. Journalene er pakket i arkivbokser merket alfabetisk på etternavn og år. Journalene oppbevares hos kommunen i 10 år før videre deponering til Fylkesarkivet (IKA-opplandene).

GAMMELT ARKIVDEPOT/FJERNARKIV:

Gjøvik kommune har et gammelt fjernarkiv som ikke er godkjent som arkivlokale. Frist fra Statsarkivet for å avvikle dette er innen 01.01.2019. Gjøvik rådhus skal bygges om med oppstart senhøst 2016 eller tidlig i 2017. Nytt arkivdepot/fjernarkiv skal da bygges.

Det gamle arkivdepot/fjernarkiv består av følgende arkiver som skal flyttes til nytt arkivdepot/fjernarkiv:

Sosialtjenesten - klientarkiv

Helsestasjon - helsekortmapper med opplysninger

Innkjøp - innkjøpsarkiv

Overformynderiet - saker som ikke ble overført til Fylkesmannen

Lønnsbilag

Regnskapsbilag

 ____________________________________________________________________________________________________________

De fagspesifikke arkivene:

Er i låsbare arkivskap/reoler hos de respektive tjenesteområdene