Arkivforskriften krever at arkivplanen skal inneholde dokumentasjon av edb-baserte arkivsystemer, jf. §§ 2-5 og 2-14.
Saksdokumenter i elektroniske arkiv skal lagres i godkjente arkivformat, dersom de ikke blir skrevet ut på papir. Godkjente arkivformat er for tiden (jfr. Aksepterte formater for elektroniske dokumenter i "Bestemmelser om elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til Arkivverket"):
Elektroniske dokumenter med tekst og bilde eller grafikkobjekter kan være lagret i følgende dokumentformater ved avlevering og deponering:
| a)
|
Som ren tekst: UTF-8 (ISO/IEC 10646-1:2000 Annex D) eller ISO 8859-1:1998, Latin 1. ISO 8859-1:1998, Latin 1 kan erstattes med ISO 8859-4:1998, Latin 4 for samiske tegn.
|
| b)
|
TIFF - Tag Image File Format versjon 6, med de presiseringer som fremgår av § 8-18.
|
| c)
|
XML - Extensible Markup Language versjon 1.0, med de presiseringer som fremgår av § 8-19.
|
| d)
|
PDF/A - ISO 19005-1:2005, versjon 1a eller 1b («Conformance Level» A eller B). PDF/A erstatter Adobe PDF, jf. § 8-20 tredje ledd.
|
For digitale fotografier, kart, video-, og lydsekvenser aksepteres følgende formater:
| a)
|
fotografier og bilder: TIFF versjon 6 og JPEG (ISO 10918-1:1994).
|
| b)
|
kart: TIFF versjon 6 og SOSI versjon 2.2 (1995) eller nyere.
|
| c)
|
video: MPEG-2 (ISO 13818-2.)
|
| d)
|
lyd: MP3 (ISO 11172-3), PCM eller PCM-basert Wave. Valget mellom disse lydformatene skal i hvert tilfelle være avtalt med Arkivverket før deponering eller avlevering.
|
Fremstillingen av arkivversjoner med komprimerte JPEG-filer, MP3 lydfiler og MPEG-2 videofiler skal skje slik at det ikke medfører ytterligere komprimering og svekket bilde- eller
